Оценка эффективности команды склада: как стабилизировать работу и найти точки роста в условиях экономического шторма

Стремительные изменения в мировой экономике влияют на работу практически всех производственных, торговых, транспортно-логистических компаний, а значит, и на эффективность управления складской логистикой. Чтобы «пережить» сложное время с минимальными потерями – необходимо менять подходы к управлению, искать скрытые резервы и возможности для стабилизации и дальнейшего развития бизнеса. Один из важнейших инструментов, которые можно задействовать для этих целей – управление эффективностью команды ТОП-менеджеров.

Чтобы «включить» потенциал ключевых сотрудников на полную и ускорить реализацию стратегических и тактических целей компании – нужна оценка эффективности управленческой команды

Как оценить эффективность работы команды, управляющей складским комплексом – расскажем в этой статье.

В чем выражается эффективность команды? – В первую очередь, в результатах ее работы.

Например, если речь идет о команде складского комплекса – эффективной можно считать такую команду, под управлением которой заказы отгружаются вовремя и в полном объеме, оборачиваемость запасов соответствует динамике производства и сбыта, складские площади используются рационально, а затраты на складскую обработку не превышают установленный бюджет.

Эффективную команду можно узнать по следующим признакам:

• Сильный лидер, который объединяет участников команды и обеспечивает работу по единым правилам и ценностям;
• Четкое представление участников об общекомандных целях и личная заинтересованность каждого из них в достижении общего результата;
• Рациональное распределение ролей с учетом профессионального уровня, навыков и компетенций участников;
• Хорошее взаимодействие и согласованность действий внутри команды;
• Устойчивость к внутренним и внешним изменениям;
• Способность управленцев к дальнейшему развитию, повышению творческого потенциала и получению недостающего опыта. Открытость с новым проектам, идеям, методикам и технологиям.

Беглый взгляд на работу управленческой команды со стороны не дает объективную картину ее эффективности. За внешним благополучием на складе могут скрываться подводные камни и негативные тенденции, которые влияют на качество работы, тормозят выполнение задач, повышают затраты на грузообработку и не дают найти резервы для оптимизации. Поэтому многие компании проводят оценку эффективности и результативности команды с применением специализированных методов и технологий. В некоторых случаях, чтобы продолжать успешное ведение бизнеса такая оценка не просто желательна, а даже необходима.

Особенно важна оценка деятельности команды, когда:

• Ситуация на рынке настолько повышает репутационные и экономические риски компании, что у ТОП-менеджеров не остается права на ошибку;
• Меняется стратегия компании;
• Происходят значимые кадровые перестановки, например, смена CEO или состава акционеров;
• Проводится M&A сделка;
• В работе склада есть очевидные проблемы.

Внимание на СEO и ТОП-менеджеров стоит обратить и в тех случаях, когда становятся заметны такие признаки неэффективной команды:

• У ключевых сотрудников нет понимания общих целей и нет общих интересов, они не инициативны, каждый выполняет только свою часть операционных функций и не ориентируется на стратегические задачи компании;
• Стратегия компании реализуется слишком медленно, время идет, но совместная работа не дает нужных результатов;
• Между лидером и командой нет взаимопонимания;
• Сильные люди увольняются, среди ТОП менеджеров высокая текучка.

В таких случаях оценка поможет своевременно выявить причины проблем и принять меры для их устранения.

Детальная оценка эффективности команды позволяет:

• Получить представление о текущем состоянии команды: находятся ли участники на своих местах, правильно ли распределены роли, как используется потенциал сильных людей, какова их личная вовлеченность в общее дело;
• Разобраться, что мешает успешной совместной работе, какие деструкторы есть в группе, что затрудняет взаимодействие;
• Разработать решения, которые нужны, чтобы оптимизировать управление, сплотить и мобилизовать ключевых сотрудников, по максимуму задействовать их потенциал для компенсации рисков и реализации стратегических целей компании.

Качество работы склада влияет на работу всех ключевых подразделений компании: производства, отдела закупок, службы сбыта. Поэтому оценка деятельности ТОП-менеджеров склада требует индивидуального подхода и высокой точности, цена ошибки здесь велика.

В управленческую команду складского комплекса могут входить:

• Управляющий складским хозяйством (лидер);
• Руководители функциональных участков – заведующие приемкой, комплектацией, отгрузкой, экспедированием, вспомогательными и другими службами;
• Руководители первого и второго уровней в дочерних обществах – если речь идет о холдинге.

Состав и численность команды может существенно отличаться, в зависимости от масштаба и структуры компании.

В период смены стратегии, реструктуризации склада или его отдельных подразделений, внедрения новых методик и технологий создается проектная команда, которая ответственна за реализацию изменений.

Оценка деятельности команды проекта важна, потому что, какими бы сильными ни были отдельные ключевые сотрудники – успех проекта зависит от их способности работать в команде, от понимания общих целей и ценностей, от того, насколько соответствуют их компетенции задачам и стоящим перед компанией вызовам. Только эффективная команда способна успешно реализовать оперативный план действий, внедрить методы и технологии, которые помогут компании адаптироваться и найти точки роста в условиях нестабильной экономической ситуации.

Регулярная оценка проектной команды нужна, чтобы проект выполнялся успешно, а сама команда работала максимально эффективно и была сконцентрирована на результатах.

Основные области исследования в ходе оценки работы команды проекта:

• Стратегическое видение участников: команда должна рассматривать свой проект не как обособленную сущность, а неотъемлемый элемент общей стратегии компании;
• Управленческие и профессиональные компетенции, их соответствие задачам проекта;
• Личностные качества участников, их вовлеченность, результативность и потенциал;
• Качество выполнения проектных задач, существующие риски, эффективность принимаемых мер для оптимизации задействованных ресурсов и сокращения сроков проекта.

На практике набор критериев эффективности команды проекта многообразен. Особенно в тех случаях, когда реализация проекта выходит за рамки установленных сроков, бюджета и запланированных результатов.

Оценка команды проекта помогает понять, как деловые качества и поведение ТОП-менеджеров влияют на его реализацию, в каком направлении развивать необходимые в проекте навыки и умения, какие шаги можно предпринять прямо сейчас для улучшения работы.

Для оценки руководителей используется различные методики и инструменты. Наиболее распространенные методы оценки эффективности команды:

• Оценка по KPI: руководитель считается эффективным, если его подразделение достигает определенных стратегических и тактических целей компании, которые выражаются в количественных показателях (например, скорость и объемы отгрузки, количество рекламаций, процент брак, уровень затрат а и т.п.). Следует отметить, что метод KPI оценивает только действия руководителя, совершенные в прошлом, и не дает представлений о его потенциале, поведении и результатах в будущем;
• Оценка обратной связи на 360 градусов: работа управленца оценивается посредством опроса его делового окружения (коллег, руководителей, подчиненных, клиентов). Оценка может выполняться по комплексу направлений. Результаты опросов по методу «360°» помогают выявить недочеты руководителя в общении с подчиненными, скорректировать модель поведения и стиль управления;
• Опросники, специализированные и психометрические тесты. Используются как для всесторонней оценки состояния команды, так и для детальной оценки личностных качеств, ценностей, мотивации и компетенций ее отдельных участников;
• Интервью по компетенциям. Применяется для оценки руководителей и построения программ развития с упором на ключевые компетенции руководителя (лидерство и работа с командой). Служит дополнительным источником информации при комплексной оценке команды;
• Деловые игры и групповые дискуссии. Применяются, чтобы определить текущее состояние команды, на практике оценить, как участники взаимодействуют между собой и решают сложные задачи, каков персональный вклад каждого участника в общую работу;
• Комплексная оценка с использованием разных методов оценки команд. Дает возможность охватить все сферы влияния действий топ-менеджмента. В рамках такой оценки могут использоваться практически все доступные инструменты – KPI, ситуационные и панельные интервью, опросники по ценностям и мотивации, ролевые и бизнес-кейсы, профессиональные, личностные и мотивационные тесты. Именно этот метод позволяет сделать наиболее многогранную оценку эффективности деятельности команды.

В ходе исследований могут оцениваться различные компетенции: навыки лидерства, управления людьми и групповой работы, технические навыки, организаторские способности, умение принимать решения, самоменеджмент, коммуникабельность, инициативность, интеллект, деловая проницательность, амбициозность, способность к адаптации, конфликтность, умение слушать и др. Анализ результатов помогает понять, какие компетенции нужно развивать, как скорректировать модель поведения и стиль управления, чтобы повысить как личную эффективность, так и эффективность командной работы.

Ассессмент-центр — метод диагностики, основанный на оценке компетенций, качеств и потенциала команды в различных смоделированных ситуациях.

Участникам предлагается выполнить ряд заданий, имитирующих основные рабочие ситуации. Каждая компетенция изучается с помощью двух и более дополняющих друг друга методов. Это могут быть:

• Деловые игры: для участников моделируется ряд различных по масштабу и сложности ситуаций. Например, нужно провести беседу с «трудным» подчиненным или клиентом, распределить бюджет складского комплекса с учетом приоритетов отдельных подразделений, разработать план оперативной реорганизации работы склада в период спада или пиковой нагрузки. Каждое из упражнений направлено на оценку одной или нескольких компетенций (стратегическое мышление, способность к принятию самостоятельных решений, лидерство, гибкость ума, умение убеждать или держать дистанцию);
• Аналитические бизнес-кейсы (индивидуальные задания): в кейсе моделируются основные бизнес-процессы, проблемы и цели компании, а участник анализирует информацию и составляет план действий по решению проблем и достижению поставленных целей. Аналитические кейсы помогают определить уровень системного и бизнес-мышления участников команды, их способность принимать самостоятельные, обоснованные и эффективные решения, в том числе, в нестандартных и сложных ситуациях;
• Тесты и опросники: позволяют получить информацию о качествах, которые влияют на поведение и эффективность участника: уровень формально-логического интеллекта, организаторских, личностных, профессиональных и других компетенций и способностей;
• Индивидуальные интервью с участниками команды: часто используются для сбора дополнительной информации в ходе оценки.

Выполнение заданий контролирует и оценивает команда специально подготовленных экспертов-наблюдателей. Выводы фиксируются в опросниках.

После завершения основной части ассессмент-центра проводится общее совещание, на котором ведущий ассесмента и эксперты обсуждают и согласовывают результаты независимых наблюдений, формируют персональные отчеты по каждому участнику. Отчеты содержат выводы о соответствии участника занимаемой должности, его компетенциях, сильных сторонах и возможных направлениях развития.

На заключительном этапе проводятся индивидуальные встречи. Эксперт разъясняют участнику результаты оценки и то, как качества и компетенции влияют на эффективность его работы, помогает разработать индивидуальный план развития компетенций. Заказчик оценки получает подробные результаты исследования, которые включают как индивидуальные отчеты по каждому участнику, так и итоговые оценки по всей команде.

Hogan Assessment – международная стандартизированная система независимой оценки и прогнозирования эффективности управленческих команд.

Методика основана на специализированных тестах и опросниках, которые позволяют оценить и спрогнозировать эффективность сотрудников, сравнить профили участников команды между собой и проанализировать их относительно всей команды, получить комплексный обзор состояния команды и найти наилучшие направления ее развития.

Диагностика по Хогану дает возможность:

• Определить сильные и слабые стороны команды под управлением конкретного лидера;
• Понять, как распределены роли и лидерство в группе, на каких уровнях происходит конкуренция;
• Выявить возможные расхождения в понимании участниками целей и стратегии компании;
• Оценить реальный потенциал команды относительно имеющихся целей и стратегии;
• Оценить качество взаимодействий, уровень доверия и открытости в команде;
• Оценить персональную совместимость членов команды, идентифицировать потенциальные причины конфликтов;
• Выявить риски для бизнеса, возникающие под управлением конкретной командой.

Для тестирования команд применяется комплекс тестов:

• Личностный опросник – Hogan Personality Inventory (HРI): оценивает профессиональные качества участника команды, прогнозирует эффективность его работы в повседневных ситуациях и определяет потенциал развития;
• Опросник Мотивов, ценностей и предпочтений – The Motives, Values and Preferences Inventory (MVPI): изучает мотивы и ценности менеджера, их соответствие ценностям компании. Помогает понять, при каких условиях управленец будет работать с максимальной отдачей;
• Анализ зон развития – Hogan Development Survey (HDS): тест имитирует поведение сотрудника в стрессовых ситуациях, определяет деструкторы (факторы срыва) и связанные с ними риски при возникновении форс-мажора;

По итогам тестирования формируются отчеты, которые содержат оценку сильных и слабы сторон участников, их лидерского потенциала, компетенций, ценностей и целей. Общая оценка управленческой команды складывается из оценки компетенций ее лидера и ТОП-менеджеров. Командный отчет – Hogan team report (HTR) – содержит аналитику по таким блокам как: командные роли, командные деструкторы и культура команды. По результатам тестирования разрабатываются рекомендации по повышению эффективности работы команды и ее отдельных участников – CEO и ТОП-менеджмента.

Как и при использовании метода Ассессмент-центр – на заключительных этапах диагностики по Хогану эксперты проводят индивидуальные встречи с участниками команды, ее лидером и заказчиком оценки. В личной беседе эксперт отмечает сильные и слабые стороны участника команды, помогает определить потенциальные точки роста и способы расширения компетенций.

Выбор метода оценки командной работы – достаточно сложная задача. Необходимо:

• Оценить преимущества и недостатки каждого метода;
• Убедиться, что у компании есть ресурсы и уровень экспертизы для применения определенного метода оценки;
• Удостовериться, что выбранный метод действительно подходит к отраслевой специфике и текущим особенностям работы компании

Выбор метрик эффективности команды зависит от целей оценки, особенностей, масштабов и специфики работы складского комплекса.

Провести оценку управленческой команды можно с привлечением внешних экспертов или собственными силами (штатными консультантами, специалистами отдела кадров, администратором, назначенным руководством компании).

Оценка эффективности работы команды силами своих сотрудников, вероятно, потребует меньших затрат, однако не у всех компаний есть штат специалистов с достаточным уровнем экспертизы и опыта. Кроме того, есть риск искажения результатов оценки, который связан с возможным наличием у сотрудников субъективных мнений и личной заинтересованности в определенной интерпретации результатов.

Методики (например, Hogan Assessment и Assessment Center) требуют особого экспертного уровня, знания технологий, международных и российских стандартов и регламентов. Для проведения таких комплексных оценок нужна группа специалистов, у каждого из которых высокий уровень подготовки и глубокое понимание занимаемой в экспертной команде роли.

Привлечение внешних компаний, имеющих отраслевую экспертизу, гарантирует независимость результатов, отсутствие ошибок, высокую скорость и качество оценки.

Специалисты Logistic Systems Consulting практикуют комплексный подход и задействуют в проектах оценки управленческих команд лучшие международные технологии и методики в области корпоративного менеджмента, управления персоналом, оценки эффективности и развития потенциала управленческих команд.

Оценка лидера (CEO) и ТОП-менеджмента выполняется с помощью индивидуальных интервью и дистанционного тестирования по методике Hogan Assessment, которая хорошо зарекомендовала себя в оценке команд как крупных холдингов со сложной структурой распределенных складов, так и небольших компаний, численность команды склада в которых не превышает десяти участников. В зависимости от ситуации применяются и другие методы диагностики.

В общем виде этапы проекта комплексной оценки команды складского комплекса с привлечением экспертов LS Consulting можно представить так:

1. Подготовительный этап: получение экспертами необходимых для оценки команды данных;
2. Планирование и согласование задач проекта;
3. Проведение индивидуальных интервью и тестирования потенциала, менеджерских и лидерских компетенций участников. Составление командного профиля HAS, который характеризует общую эффективность команды. Тестирование планируется и проводится с учетом специфики компании, ее целей и корпоративных ценностей;
4. Предоставление ТОП-менеджерам отчета, который описывает результаты персональной диагностики (лидерский потенциал и потенциал руководителя, его деловая репутация, сильные и слабые стороны, деструкторы, риски, соответствие ценностям команды, целям и задачам компании), «Игру» и ее SWOT-анализ, а также содержит персональные рекомендации по направлениям развития (тренировочный план);
5. Итоговый отчет в формате командного коучинга помогает оценить работу команды с разных сторон:

• потенциал команды и его соответствие стратегии, целям и потенциалу руководителя;
• эффективность сотрудников по различным показателям, влияние этих показателей на общие командные результаты;
• общие сильные и проявленные компетенции, ценности команды и их влияние на корпоративную культуру компании.

Кроме того, отчет включает оценку общих возможных ошибок и рисков для стратегии и целей компании, описание зон для развития компетенций и компенсации рисков с помощью конкретных решений (учебный план);

1. Итоговая встреча с CEO, на которой лидер получает персональные рекомендации по повышению эффективности взаимодействия с командой и использованию ее потенциала, а также тренировочный план по изменению «игры» команды для достижения целей компании.

Результат проекта оценки эффективности и результативности управленческой команды – практическое руководство, следуя которому компания сможет оптимизировать потенциал ключевых сотрудников, повысить эффективность внутренних коммуникаций, добиться слаженной и динамитной работы склада, ускорить реализацию тактических и стратегических целей.

Если вы хотите узнать больше о способах и возможностях оценки эффективности управленческой команды склада – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Наши эксперты более 15 лет специализируются аудите и экспертизе, проектировании и стратегическом развитии складских комплексов. Мы поможем выбрать наиболее подходящий метод для оценки и повышения эффективности команды вашего склада, окажем всестороннюю помощь в реализации проекта, разработаем рекомендации по развитию и повышению компетенций участников команды, проведем аудит склада для оптимизации складских процессов.