Организация работы оптового склада: с чего начать

Склад – ключевое звено в работе любого поставщика и производителя товаров. Управление ассортиментом и ценообразованием, планирование закупок и продаж, сохранность и ликвидность товаров, своевременность и качество выполнения заказов – все эти процессы зависят от того, насколько эффективно организовано управление складской логистикой в компании.

С чего начать создание складского комплекса, который станет основой успешного и прибыльного бизнеса? На что обратить внимание при организации работы оптового склада?

В зависимости от специфики деятельности торговых компаний оптовые склады различаются:

• По типу помещения, например: новое здание, спроектированное и построенное специально для организации склада, или помещение, которое необходимо адаптировать под заданные требования;
• По конструкции, например: закрытые помещения, полузакрытые (с крышей и неполным количеством стен) или открытые помещения (специально оборудованные площадки под открытым небом);
• По размерам: небольшие склады для мелкооптовой торговли или гигантские складские комплексы площадью в несколько сотен тысяч квадратных метров;
• По условиям хранения, например: холодильные или теплые склады для товаров, требующих соблюдения особого режима температуры и влажности;
• По степени автоматизации операций: неавтоматизированные, комплексно автоматизированные, полностью автоматические;
• По видам товаров: специализированные, смешанные, универсальные.

Особенности оптового склада для каждой компании определяются масштабом ее деятельности, спецификой товаров и набором функций, который склад должен выполнять.

Большинство оптовых складов выполняют ряд типовых функций:

• Получение товаров от поставщиков;
• Хранение товаров;
• Погрузо-разгрузочные работы;
• Внутрискладские перемещения товаров;
• Подготовка товаров к отгрузке;
• Сборка и комплектация заказов;
• Контроль остатков товаров и их качества.

Перечень функций и особенности их реализации в разных компаниях могут сильно отличаться. При создании склада оптового предприятия необходимо, в первую очередь, определиться с тем, какие задачи ему предстоит выполнять. При этом важно учитывать особенности бизнес-процессов компании и характеристики товаров, например:

• Требуется ли создание специфических условий хранения (поддержание температурного режима и уровня влажности, соблюдение санитарных норм, адресное хранение по партиям или сериям, размещение с учетом сроков годности и т.п.);
• Нужно ли маркировать товары и отправлять в государственные системы маркировки данные об их движении: вводе в оборот, перемещении, списании, продаже;
• Нужно ли организовывать отдельные зоны хранения для некоторых групп товаров (например, сезонных);
• Какие дополнительные работы необходимо выполнять для превращения продукции в готовый к продаже товар (фасовка, наполнение контейнеров, упаковка);
• Кто будет управлять доставкой заказов клиентам: склад, собственная транспортная служба или сторонний перевозчик;
• Какие возможности для масштабирования системы управления складом необходимы при наращивании товаропотока;
• Какие смежные процессы нужно организовывать для взаимодействия склада с другими подразделениями компании (отдел закупок, служба сбыта, транспортный отдел, бухгалтерия).

Сформированный в результате список функций и будет определять требования к организации оптового склада.

Важно не только определить ключевые задачи, но и детально описать процессы оптового склада, которые будут обеспечивать реализацию этих задач.

Каждая из задач управления складом может иметь множество решений. Например, процесс приемки товара в одной компании будет состоять из простых операций по разгрузке машины, проверке накладных и размещению уже укомплектованных поставщиком паллет на стеллаже, а в другой – потребует дополнительных действий (взвешивание, сортировка, разукрупнение партий).

Важно описать не только регулярные операции (планирование работы склада, приемка и размещение товара, инвентаризация, сборка и комплектация заказов, их упаковка и отгрузка), но и периодические задачи (обработка некондиционного и бракованного товара, организация возвратов). Каждая операция будет включать свой перечень работ, исполнителей, документов и технических средств.

Детальное описание ключевых процессов поможет более четко понять потребности и характеристики оптового склада, рассчитать алгоритмы рационального размещения товаров в местах хранения, выстроить оптимальные маршруты комплектации и передвижения товаров.

После того, как сформировано описание оптового склада, определены его функции и детализированы бизнес-процессы, – необходимо подобрать оборудование, которое обеспечит его слаженную и бесперебойную работу. Правильно подобранные механизмы и приспособления позволят организовать оперативную работу персонала, ускорят погрузку, разгрузку и перемещение товаров, сократят время сборки заказов, помогут оптимизировать использование складских площадей и избежать множества проблем – пересортицы, недостач, потерь, связанных с залеживанием и порчей товара.

Выбор каждого вида оборудования оптового склада зависит от особенностей складского помещения, весогабаритных характеристик товаров и требований к их хранению:

• Стеллажи – основное оборудование для организации складского хранения. В зависимости от объемов товаропотока, размеров и веса товаров могут использоваться, например, универсальные полочные или паллетные стеллажи, усиленные консольные (выдерживают нагрузку в десятки тонн) или мезонинные стеллажи (их можно быстро нарастить при увеличении товаропотока). Для хранения нестандартных товаров можно заказать глубинные стеллажи, которые создаются по индивидуальным проектам, с любой глубиной места хранения и нестандартными габаритами ячеек. Широко распространены и другие виды стеллажей – этажные, набивные, гравитационные. Схема оптового склада может включать несколько типов оборудования для хранения. Для правильного выбора необходимо четко понимать особенности продукции;
• Грузоподъемное оборудование (штабелеры и ричтраки, погрузчики, комплектовщики заказов) выбирается в соответствии с типом используемых в помещении стеллажей и весогабаритных параметров товаров;
• Весовое оборудование используется для приемки и отгрузки весового товара, вычисления веса паллет и расчета стоимости логистических услуг;
• Холодильное оборудование, системы отопления и вентиляции, датчики температуры и влажности необходимы для размещения продукции с особыми требованиями к условиям хранения;
• Сканеры штрих-кодов, QR-кодов и RFID-меток, терминалы сбора данных, принтеры и аппликаторы этикеток ускорят регистрацию товародвижения и работу с маркированной продукцией.

На этом перечень оборудования для организации деятельности оптового склада не исчерпывается. Современный рынок предлагает множество инструментов для упрощения складских операций – системы измерения габаритов грузов, конвейерные весы с отбраковкой единиц продукции по весу, автоматические сортировочные линии, системы комплектации заказов, системы контроля доступа и т.д.

Кроме того, значительной экономии ресурсов можно добиться с помощью современных WMS-систем, которые помогут организовать оперативное управление складом и оптимизировать затраты на его содержание за счет автоматизации.

Следующий важный этап – формирование структуры отделов оптового склада. В общем виде организационная структура оптового склада может выглядеть следующим образом:

• Руководитель управляет рабочими процессами, планирует и контролирует их выполнение, формирует заявки на поставку, отвечает за сохранность материальных ценностей;
• Отдел приемки занимается погрузо-разгрузочными работами, оприходованием товара, его приемкой по качеству и количеству, проверкой сроков годности, распределением и передачей товара на хранение;
• Отдел хранения обеспечивает складирование, хранение, сортировку и внутренние перемещения товара, контролирует его наличие и сохранность;
• Отдел контроля качества отвечает за качество товара на каждом этапе его жизненного цикла, занимается отбраковкой, возвратами и списаниями;
• Отдел отгрузки управляет сборкой, комплектацией и отгрузкой заказов;
• Хозяйственный отдел отвечает за закупку, хранение и эксплуатацию складской техники, оборудования и расходных материалов;
• Отдел персонала занимается подбором кадров, формированием системы мотивации, учетом рабочего времени и других показателей работы специалистов.

Количество и функциональность подразделений зависят от вида склада, объема товарооборота, ассортимента товаров, количества и сложности складских операций.

В работе склада могут быть задействованы сотрудники более 10 специальностей, например:

• Заведующие секциями или старшие кладовщики руководят работниками оптового склада – кладовщиками, сборщиками, грузчиками, водителями погрузочной техники и т.д., занимаются распределением и контролем задач;
• Операторы принимают заявки подразделений, формируют документы, составляют отчеты о различных показателях работы склада;
• Кладовщики отвечают за приемку, размещение и соблюдение условий хранения товара, ведут сопутствующую документацию;
• Сортировщики распаковывают товары при приемке, подсчитывают и регистрируют поступившие товары по видам и количеству;
• Упаковщики помещают товары в тару, маркируют грузы и пломбируют тарные места;
• Менеджеры-операционисты оформляют спецификации к договорам на закупку, сверяют документы с данными размещенных заказов;
• Логисты организуют и контролируют внутрискладские движения товаров и доставку заказов, планируют работу водителей и экспедиторов;
• Водители грузоподъемной техники занимаются перемещением товаров.

Также на складе может работать административный персонал: бухгалтеры, инженеры по охране труда, другие сотрудники, не занятые на специфических складских операциях.

Нужно учитывать, что применение современных средств автоматизации и специализированного оборудования могут значительно сократить потребность в персонале и оптимизировать затраты на обеспечение работы склада.

Грамотно спроектированный склад позволит максимально эффективно использовать складские помещения, поможет оптимизировать затраты на складскую логистику, создаст условия для быстрой адаптации к возможным изменениям в товарообороте, обеспечит рентабельность и прибыльность бизнеса. Важно, чтобы проектированием и запуском склада занимались компетентные и опытные специалисты.

Если вам нужна помощь в организации оптового склада – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Наши эксперты более 15 лет занимаются проектированием и стратегическим развитием складов. Они изучат потребности вашего бизнеса и предложат варианты решений, помогут построить конфигурацию склада, подберут оборудование оптового склада и необходимое программное обеспечение, подготовят технико-экономическое обоснование для принятия решения, поддержат на всех этапах реализации проекта.