Эффективное управления персоналом на складе

• Кладовщики. Эти сотрудники отвечают за прием и отпуск товаров. В небольших складах кладовщик несет полную материальную ответственность за сохранность товара, и никто кроме него не имеет свободного доступа к товару. Если склад большой, то кладовщик отвечает за корректность приема или отгрузки товара, а материальная ответственность по инвентаризации чаще коллективная.
• комплектовщики. Это сотрудники, которые производят отбор товаров.
• Упаковщики. Они занимаются укладкой товара в тару, которую потом маркируют и пломбируют. Также они отвечают за недостачу продукции в упаковочном месте и за то, чтобы товар был упакован надлежащим образом, то есть упаковка исключает механические повреждения.
• Водители подъемных и транспортных механизмов. Эта категория складских специалистов перемещает и укладывает товары на хранение в механизированных складских комплексах.
• Универсальные специалисты склада. Сочетают в себе все вышеизложенные функции.

Если на складе работает 2-3 человека, которых мы относим к персоналу складского помещения, то сложности с распределением обязанностей между ними вряд ли возникнут. Но большие складские комплексы требуют многоуровневой кадровой структуры, наверху которой находится управленческие персонал.

Его задачи можно распределить на три категории:

• управленческие;
• организационные;
• исполнительские.

В целом управление персоналом склада можно разделить на два уровня. На первом находится начальник склада или смены, который заведует общими вопросами: работа с документами, планирование погрузок и отгрузок, координация служб. На втором уровне располагается диспетчер или главный оператор, который занимается руководством непосредственными складскими операциями и распределением задач между техническими сотрудниками.

Однако, прежде чем начинать управлять, необходимо определиться с количеством необходимых вам ресурсов. На первом этапе расчетов должен быть подготовлен полный перечень складских операций. В зависимости от типа склада, вида товара и прочих факторов, список операций может варьироваться как по размеру, так и по содержанию. При составлении перечня следует помнить не только о регулярных, но и о периодических операциях, выполняющихся на складе. Периодические операции, в отличие от регулярных, возникают в случае создания нестандартных ситуаций (обнаружение брака, возвраты, выборочная инвентаризация и т.п.). Наиболее общими для большинства складов можно считать следующие операции:

• разгрузка и приемка товара;
• размещение товара на складе;
• уплотнение хранения;
• формирование и упаковка партий для отгрузки;
• контроль отбора;
• отгрузка товара.

На втором этапе каждая операция разбивается на элементарные действия. Каждому действию в обязательном порядке следует поставить в соответствие исполнителя. Если действие выполняется с использованием техники, то и эта информация должна быть зафиксирована.

Следующим шагом становится определение нормативов длительности складских операций, то есть определение временных затрат на каждую операцию, каждое действие. Непосредственно расчет численности складского персонала начинаются с определения человеческих и временных затрат в смену на выполнение каждого действия складской операции. Полученные данные на выполнение действия суммируются отдельно по каждому специалисту. Далее значение делится на количество часов в смене. В итоге получаем необходимое число людей определенной специальности (например, водителей погрузчиков), равно как и число единиц техники (например, погрузчиков). Однако люди, в отличие от техники, ежедневно отлучаются на обеды и перекуры, хотя бы раз в год уходят в отпуск, могут заболеть и т.д. Поэтому для получения максимально адекватного результата в приведенных выше вычислениях должен быть учтен коэффициент производительности. Полученное значение должно быть увеличено на 10–12% для учета отпусков и возможных болезней сотрудников, а также на коэффициент простоев и неучтенных работ (12%). Остается просуммировать результаты вычислений по всем специалистам, чтобы узнать количество складского персонала компании в одной смене. При расчете следует учитывать, что есть сотрудники, загруженные лишь частично. Они могут совмещать ряд работ в течение смены, за счет чего можно добиться сокращения требуемой численности персонала.

В целом, предложенный алгоритм расчета числа необходимых сотрудников представляется достаточно несложным. Основные усилия здесь затрачиваются на сбор исходных данных. Подчеркнем, что чем более детализированный анализ будет проведен на этапе составления перечня действий и чем больше статистических данных будет собрано, тем надежнее результаты вычислений.

Однако, помните, что методика учитывает удобные абстрактные единицы и условия, а бизнес постоянно меняется. Оптимизация численности работников склада в конкретных условиях будет залогом развития компании. Недостаток рабочей силы приведет к снижению качества обслуживания партнеров, порче товара. Раздутый штат снизит эффективность вашего бизнеса.

Первый шаг.

Сначала необходима разработка и внедрение документов организационного характера — без них никуда, когда мы строим эффективное управление персоналом на складе. Речь идет о должностных (рабочих) инструкциях, инструкциях по охране труда, договорах о материальной ответственности, индивидуальных рабочих графиках, планах выработка. Можно «скопировать» из Интернета, но лучше начать с организационной структуры и карты бизнес-процессов, и на основании этих двух документов осознанно подойти к разработке нормативной базы. Времени это займет немного, но отдача колоссальная — на многих складах бардак начинается с отсутствия регламентов и этих вот самых документов организационного характера.

Второй шаг

Внедрение модуля системы управления персоналом на складе в WMS-системе, который позволяет сбалансировать нагрузку на сотрудников, эффективно выстроить рабочие процессы, вести учет рабочего времени и выработки персонала. WMS-система после настройки будет автоматически создавать задания для сотрудников на выполнение операций с учетом приоритета операции, используемого оборудования и зон, в которых работает сотрудник. Кроме того, в модуле должен быть реализован следующий функционал:

• отслеживание статуса выполнения работ;
• контроль сроков и скорости выполнения операций;
• управление приоритетами заданий;
• составление отчетов о производительности персонала.

На основе аккумулируемых в WMS-системе данных у вас будет возможность оценивать эффективность как отдельного сотрудника, так и смены в целом, а также разработать оптимальные схемы мотивации, о чем пойдет речь ниже.

Разработка мотивации работников склада — это третий шаг. Мы категорически за систему KPI (Key Performance Indicators) для эффективного управления персоналом на складе. Это «ключевые показатели результативности», которые являются одним из инструментов, с помощью которого, можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании. Эта система мотивации позволяет исключить субъективный фактор при оценке производительности персонала, поскольку используются данные из WMS-системы, позволяющей в режиме реального времени рассчитать производительность работника в каждую минуту его рабочей смены.

Рассмотрим на примере, что из себя может представлять мотивация складского персонала на основании паспорта KPI сотрудника склада. Мы возьмем три показателя эффективности:

• Производительность — количество выполняемых операций в периоде;
• Качество работ — количество ошибок, допущенных работником;
• Лояльность — готовность работника выполнять необходимые поручения руководителя, когда заданий по его основной специализации в данный момент нет.

Далее мы присвоим вес каждому из показателей — 50%, 40% и 10% соответственно.

Перечень оцениваемых работ включает все операции: разгрузка, погрузка, сортировка, размещение, пополнение, перемещение, отбор паллетами, отбор коробами, инвентаризация и т. п. Важно, чтобы абсолютно все виды работ, выполненные каждым работником, были учтены и получили свою оценку. Для расчета фактических значений в периоде данные о количестве выполненных заданий и затраченном на них времени, мы берем WMS-системы.

Наличие такой системы мотивации позволяет построить управление персоналом склада и быть уверенным в заинтересованности персонала, который понимает, как происходит оценка труда, за что он будет получать вознаграждение и как он может повлиять на его размер как в сторону увеличения, так, увы, и в сторону уменьшения. Система очень прозрачная и позволяет существенно повысить мотивацию. Главное донести порядок ее работы до сотрудников доступным языком.

Кроме того, система KPI также позволяет определить возможность выполнения планов производства действующим штатом и обосновать изменения в бюджете для решения новых производственных задач. Начав делать мониторинг производительности труда в режиме реального времени, вы получите информацию о производительности труда работников в каждую минуту их рабочей смены. Таким образом, у вас появляется возможность немедленно реагировать на возможные отклонения, предпринимать корректирующие мероприятия, и в случае необходимости привлекать дополнительные ресурсы. При этом тревожные звоночки можно увидеть сразу, а не постфактум, по итогам уже ушедшего периода.

Причем использование фирменной спецодежды и канцелярских принадлежностей, а также совместные культурно-развлекательные мероприятия важная, но не первостепенная задача. Это можно также отнести к нематериальной мотивации складского персонала:

• Не просто наказывайте за ошибки после проведения служебного расследования, а ищите системную причину, которая привела к тому или иному промаху. Люди не примитивные существа и метод кнута и пряника не работает там, где из раза в раз наказывают за одно и тоже. Важнее привлечь к сотрудничеству исполнителей, которым решение, направленное на устранение системной причины, предстоит внедрять.
• Однако, это отнюдь не означает, что мы против взысканий и требовательности, количество и сумма поощрений должна быть в разы большей количества и сумм штрафов. Оцените систему мотивации с этой точки зрения и внесите изменения пока не поздно.
• Поощряйте неформальные способы решения вопросов вашими подчинёнными, не лишайте их права на разумную ошибку в случае проявления инициативы при выполнении заданий.