Инвентаризация – неотъемлемая часть системы контроля, без которой сложно представить как крупный логистический комплекс, так и склад небольшого магазина. Ревизия остатков позволяет не только проверить наличие и сохранность товаров, но и выявить проблемы, которые требуют решения.
В этой статье расскажем, как правильно проводить инвентаризации на складе и как сделать их максимально простыми, быстрыми и полезными для бизнеса.
В этой статье расскажем, как правильно проводить инвентаризации на складе и как сделать их максимально простыми, быстрыми и полезными для бизнеса.
Зачем проводить инвентаризацию остатков на складе
Инвентаризацию остатков на складах проводят, чтобы:
Регулярные ревизии позволяют навести порядок на складе и снизить потери, связанные с ошибками в учете, человеческим фактором, порчей и хищениями. Кроме того, на основании результатов проверок руководитель может сделать вывод об эффективности управления складом, оценить качество организации хранения и учета ТМЦ, контроля сроков годности, работы с браком и выполнения других складских задач.
Во многих случаях пересчет имущества и ТМЦ является обязательным, например, перед сдачей годовой отчетности, при реорганизации или ликвидации компании, смене материально-ответственных лиц, выявлении недостачи, злоупотреблений и неправомерного использования товарно-материальных ценностей и др.
- Определить реальные остатки имущества и товаров компании, оценить их фактическое состояние;
- Убедиться в соблюдении условий хранения;
- Выявить неучтенные запасы, излишки и недостачи.
Регулярные ревизии позволяют навести порядок на складе и снизить потери, связанные с ошибками в учете, человеческим фактором, порчей и хищениями. Кроме того, на основании результатов проверок руководитель может сделать вывод об эффективности управления складом, оценить качество организации хранения и учета ТМЦ, контроля сроков годности, работы с браком и выполнения других складских задач.
Во многих случаях пересчет имущества и ТМЦ является обязательным, например, перед сдачей годовой отчетности, при реорганизации или ликвидации компании, смене материально-ответственных лиц, выявлении недостачи, злоупотреблений и неправомерного использования товарно-материальных ценностей и др.
Как правильно проводить инвентаризацию на складах
Порядок проведения ревизии в компании зависит от выбранной методики, целей и объемов мероприятий контроля.
Виды инвентаризации товара на складах
По объемам мероприятий проверка может быть:
По методике проведения:
По назначению:
При наличии сомнений в достоверности учета или результатов аудита может быть проведена повторная проверка, а для оценки качества работы инвентаризационной комиссии – контрольная.
- Полной – охватывает все товары, в том числе, переданные на ответственное хранение. Выполняется перед подготовкой годовой отчетности, при проведении аудита, в помещениях с небольшой номенклатурой.
- Частичной – проверяются остатки конкретной продукции или товарной группы.
По методике проведения:
- Сплошной – по всей территории, с участием всех материально-ответственных лиц;
- Выборочной – в отдельных помещениях или по конкретным МОЛ.
По назначению:
- Плановой – по ранее составленному графику;
- Внеплановой – для подтверждения или опровержения недостачи, излишков, порчи ТМЦ.
При наличии сомнений в достоверности учета или результатов аудита может быть проведена повторная проверка, а для оценки качества работы инвентаризационной комиссии – контрольная.
Подготовка склада к инвентаризации
Чтобы ревизия прошла быстро и безболезненно, к ней надо подготовиться:
Финальный этап подготовки склада к инвентаризации – выпуск приказа по форме ИНВ, в котором указываются причины, сроки начала и завершения ревизии, перечислены помещения и ценности, подлежащие проверке, фио членов комиссии.
- Наведите порядок на складе. Проведите все документы, чтобы не было позиций, которые забыли списать или оприходовать. Переместите брак и списанные товары в отдельную зону, чтобы по ошибке они не были посчитаны как недостача или излишки.
- Определите цели и метод выполнения ревизии, состав комиссии, убедитесь, что сотрудники знают, где искать тот или иной товар;
- Распечатайте опись. Если используется терминал сбора данных и другое оборудование – проверьте их работоспособность;
- Составьте план работ, чтобы сотрудники не теряли время на определение очередности выполнения задач.
Финальный этап подготовки склада к инвентаризации – выпуск приказа по форме ИНВ, в котором указываются причины, сроки начала и завершения ревизии, перечислены помещения и ценности, подлежащие проверке, фио членов комиссии.
Как проводится инвентаризация на складах
Основные этапы ревизии:
Процедуры контроля без современных средств автоматизации трудоемки и занимают много времени, особенно если речь идет о крупном складском комплексе с широкой номенклатурой и большим товарооборотом. От того, как проводится инвентаризация на складах, во многом зависят её результаты.
- Пересчет остатков: комиссия пересчитывает фактические остатки товара, проверяет его сохранность (можно выборочно вскрывать упаковку, взвешивать товар, сверять сроки годности), заносит результаты в инвентаризационные описи и акты. После завершения подсчета документы подписывают все члены комиссии.
- Сверка результатов: инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию для сопоставления с данными учетной системы. По итогам сверки формируются сличительная ведомость (если выявлены расхождения) и акты о порче (бое) и списании ТМЦ.
- Подведение итогов: результаты фиксируются в ведомости, руководитель выпускает приказ, утверждающий итоги ревизии, запись о её проведении заносится в журнал учета контроля инвентаризации, учетные данные корректируются.
Процедуры контроля без современных средств автоматизации трудоемки и занимают много времени, особенно если речь идет о крупном складском комплексе с широкой номенклатурой и большим товарооборотом. От того, как проводится инвентаризация на складах, во многом зависят её результаты.
Способы автоматизации инвентаризации складов
Применение информационных систем и оборудования значительно упрощает контроль остатков:
Для автоматизации инвентаризации складов используются системы WMS и терминалы:
- Остатки пересчитываются в разы быстрее и без остановки работы складского комплекса;
- Обеспечивается высокая точность информации: оборудование, в отличие от человека, не устает, не допускает случайных или намеренных ошибок;
- Значительно сокращается количество персонала, задействованного в проведении ревизии;
- Оперативный контроль больших объемов информации позволяет своевременно выявлять проблемы и принимать решения, сокращая финансовые потери.
Для автоматизации инвентаризации складов используются системы WMS и терминалы:
- ТМЦ, подлежащие учету, маркируются штрих-кодами или RFID-метками. Аналогичным образом можно маркировать упаковки, паллеты, полки;
- Сотрудникам выдаются ТСД для чтения маркировки. Если внедрена технология радиочастотной идентификации – наряду с мобильными считывателями для пересчета могут использоваться стационарные или встраиваемые ридеры, которые устанавливаются в порталах, тоннелях, на фальш-потолках или фальш-полах. Для считывания радиочастотных меток не нужно проверять каждый товар – достаточно оказаться в радиусе считывания, чтобы сканер принял сигнал, одновременно можно получать информацию с тысячи и более меток, что многократно ускоряет работу;
- При сканировании маркировки данные о количестве и характеристиках запасов в режиме реального времени транслируются в информационную систему для дальнейшей обработки;
- В ходе инвентаризации остатков на складах с помощью WMS можно быстро создавать и передавать на терминалы сотрудников задания на подсчет остатков с указанием их характеристик (партия, срок годности и т.п.) и адреса хранения (зона, ряд, секция, ячейка);
- Система формирует инвентаризационные документы, сличает данные описей с учетными данными, находит расхождения, сводит остатки, заполняет ведомости. Это гарантирует отсутствие ошибок и достоверность информации. Если выявлены расхождения – система блокирует работу с товаром в месте хранения до согласования с человеком результатов пересчета;
- При этом не нужно полностью останавливать работу складского комплекса, персонал может продолжать прием и отгрузки.
Инвентаризацию запасов на складах можно выполнять и с помощью дронов. Квадрокоптеры, оснащенные считывающими устройствами и камерами, пилотируются сотрудниками для быстрого получения данных об остатках. Данные в онлайн-режиме передаются в систему управления складом, а инвентаризационная комиссия может просматривать видео с борта дрона в режиме реального времени, чтобы контролировать процесс. Проведение инвентаризации склада организации при этом ускоряется в десятки раз. Однако технология достаточно нова и требует значительных затрат, поэтому даже в 2023 году еще не нашла широкого применения в России.
Если до проведения проверки склад уже автоматизирован, организовано адресное хранение, применяются современные методы идентификации и контроля перемещений ТМЦ – ревизия остатков становится простой и удобной, а расхождения между фактическими и учетными данными – минимальными.
Автоматизация с помощью WMS позволяет не только ускорить пересчет остатков, но и оптимизировать управление складом, повысить эффективность его работы, снизить затраты на обеспечение товарооборота.
Остались вопросы? – Обратитесь в Logistic Systems Consulting : мы более 17 лет занимаемся проектированием, аудитом, оптимизацией и автоматизацией складов. Наши эксперты проконсультируют и ответят на вопросы, связанные организацией процесса инвентаризации на складах и решением других задач управления складской логистикой.
Если до проведения проверки склад уже автоматизирован, организовано адресное хранение, применяются современные методы идентификации и контроля перемещений ТМЦ – ревизия остатков становится простой и удобной, а расхождения между фактическими и учетными данными – минимальными.
Автоматизация с помощью WMS позволяет не только ускорить пересчет остатков, но и оптимизировать управление складом, повысить эффективность его работы, снизить затраты на обеспечение товарооборота.
Остались вопросы? – Обратитесь в Logistic Systems Consulting : мы более 17 лет занимаемся проектированием, аудитом, оптимизацией и автоматизацией складов. Наши эксперты проконсультируют и ответят на вопросы, связанные организацией процесса инвентаризации на складах и решением других задач управления складской логистикой.
