Многие компании сосредоточены на своих ключевых компетенциях и выделяют как можно больше ресурсов на разработку продуктов. Они фокусируются, например, на производстве, и логистика может не входить в первоочерёдный приоритет для их бизнеса. Когда встаёт вопрос об эффективном и экономически оптимальном хранении и обработке товаров, то одним из вариантов решения задачи становится использование услуг ответственного хранения.  

Есть разные типы выстраивания логистики: малые и средние компании зачастую выбирают полный комплекс услуг складской логистики под управлением 3PL-оператора, т. к. это для них будет более экономичным, чем содержание собственного склада и операции на нём. Еще один вариант, например, некоторые компании не хотят открывать склады в других регионах, но желают там присутствовать и развиваться. Эта задача легко решается с помощью ресурсов 3PL-операторов и их логистической инфраструктуры, это возможность выйти на новые рынки, увеличив каналы сбыта и продаж, не отставая от покрытия существующих потребностей и территорий. Кроме ответственного хранения, компании могут воспользоваться услугами дополнительной предпродажной подготовки, транспортными услугами, формированием сборных грузов, и в целом получить качественный сервис.  

Выбор оператора – сложный процесс. Из-за неверного решения компания в дальнейшем может понести существенные убытки или наоборот услуги склада ответственного хранения создадут дополнительные возможности для развития бизнеса. 

Очень много факторов влияет на уверенность в выборе надежного партнера. Рассматривая возможность передачи ТМЦ на склад ответственного хранения или выбора нового оператора нужно убедиться, что вы чётко понимаете свои собственные потребности.  

Опыт работы наших экспертов, как на стороне 3PL-операторов, так и на стороне Заказчиков, в том числе руководство и собственными складами компаний, позволили разработать методику проведения тендеров на выбор 3PL-оператора, с учётом всех тонкостей процесса складской обработки и хранения. Мы понимаем интересы всех сторон, критичные условия для каждой, но в первую очередь мы представляем и добиваемся учета интересов Заказчика.  

 

Этапы выбора 3PL-оператора:  

  1. Определение потребностей Заказчика с учетом планов роста и развития компании. 

Многие 3PL-операторы сталкиваются с проблемой, когда клиент предоставляет минимальное количество данных, что напрямую сказывается на себестоимости обработки и как факт стоимости услуг для Заказчика. Чем больше данных сможет предоставить компания-Заказчик, хотя бы за последние 12 месяцев (количество поставок и отгрузок, объём хранения, ВГХ, особенности товаров и их комплектации и т.д.), тем прозрачнее и яснее динамика обработки и хранения, соответственно оператор сможет более точно рассчитать ставки, не закладывая предполагаемые риски. Кроме того, очень важно учитывать прогноз изменения объемов обработки (рост, акции, снижение и т. д.), все прочие требования Заказчика для оказания оператором услуг должного уровня качества.  

Для этого эксперты проводят складской анализ данных и интервью Заказчика, включающее следующее:  

  • оценку существующих затрат на складское хранение и обработку товаров;  
  • анализ статистики поступающих товаров и проверка расхождений между необходимой площадью хранения и реальной площадью хранения;
  • формирование стандарта и ключевых требований по хранению (организации хранения, спец режимы, спец. зоны) и обработке ТМЦ (правила работы с ТМЦ, критерии качества товаров, типы брака, требования по комплектации и подготовке ТМЦ по требованиям сетей, работа с возвратами, переупаковка брака и т. д.);  
  • Разработку ключевых KPI;
  • разработку основных договорных обязательств, включая отчетность, регулярность предоставления отчетов, финальный сводный счет за услуги (формат) и до выставления счетов;  
  • предоставление информации Заказчику о новых инновационных продуктах и услугах на рынке складирования, которые могут быть интересны клиенту и еще не реализованы на его текущем складе/у его текущего 3PL-оператора;  
  • предоставление рекомендаций по работе склада клиента на ближайшие 3 года (долгосрочный контракт с поставщиком/ тендер/ другие варианты), которая могла бы обеспечить конкурентоспособные ставки, достаточный внутренний контроль и высокий уровень обслуживания;  
  • оценку потенциального финансового эффекта от реализации рекомендаций по выбору оператора и необходимым бизнес-процессам.  

      2. Составление требований: составление детализированного ТЗ на необходимые Заказчику услуги.  

      3. Подготовка драфта Договора, включающего ключевые условия сотрудничества:  

  • перечень оказываемых услуг и тарифы;   
  • операционные процедуры склада;   
  • электронный обмен данными, формы документов и отчетность;   
  • список авторизованных лиц;   
  • ключевые показатели эффективности.  

Цель разработки нового Договора — подготовка максимально выгодного драфта Договора с учетом всех интересов, требований и защиты Заказчика от рисков.  

      4. Определение количества участников и требования к ним.  

В идеале в шорт-листе должно быть не более 5 участников, соответствующих всем критериям отбора. Здесь следует учитывать не только возможность поставщика услуг ответственного хранения обрабатывать товар, как следует, но и то, есть ли у оператора опыт работы с аналогичными товарами. По нашему опыту при проведении тендеров Заказчики желают проверить оператора на предмет финансовой стабильности, юридической чистоты, прозрачности операций и т. д. Поэтому в рамках тендера мы проводим аудит благонадежности потенциальных участников тендера, включающий: