Основная цель инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе – обеспечить компанию реальной информацией об остатках, выявить недостачи, излишки и пересортицу, установить факты хищений и злоупотреблений. Кроме того, полученные в ходе проверки данные могут стать хорошей основой для пересмотра подходов к организации работы склада, оптимизации технологических процессов и средств автоматизации.
Как провести инвентаризацию на складе, что нужно учесть, какие документы оформить и какие инструменты использовать, чтобы ревизия прошла максимально быстро и результативно?
Как провести инвентаризацию на складе, что нужно учесть, какие документы оформить и какие инструменты использовать, чтобы ревизия прошла максимально быстро и результативно?
Виды инвентаризации на складе
Инвентаризация может быть обязательной и инициативной, по основаниям проведения – плановой или внеплановой, по охвату – полной (сплошной) или выборочной (частичной).
Обязательная инвентаризация
Все организации обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей на складе, как минимум, раз в год – перед сдачей годовой регламентированной отчетности.
Кроме того, ревизия обязательна в следующих случаях:
Кроме обязательных инвентаризаций многие компании проводят дополнительные проверки.
Кроме того, ревизия обязательна в следующих случаях:
- Смена руководителя или учредителя организации;
- Сокращение штата более чем на 50%;
- Изменение формы собственности, реорганизация или ликвидация компании;
- Выявление фактов хищения, незаконного использования или порчи имущества;
- Уничтожение имущества (полное или частичное) в результате стихийного бедствия, пожара или других ЧП.
Кроме обязательных инвентаризаций многие компании проводят дополнительные проверки.
Инициативная инвентаризация остатков на складе
Инвентаризация по распоряжению руководителя компании может быть плановой и внеплановой.
Основные цели плановой инвентаризации – проконтролировать:
Многие предприятия проводят плановые проверки достаточно часто – несколько раз в год, ежемесячно или даже еженедельно.
Внеплановая инвентаризация остатков на складе, чаще всего, проводится в случаях, когда:
Инициатором этого вида инвентаризации на складе может быть как руководитель, так и контролирующие органы.
Основные цели плановой инвентаризации – проконтролировать:
- Фактическое наличие материалов и продукции;
- Соблюдение условий хранения;
- Расход сырья и материалов в производстве;
- Соблюдение правил ведения складского учета материально-ответственными лицами.
Многие предприятия проводят плановые проверки достаточно часто – несколько раз в год, ежемесячно или даже еженедельно.
Внеплановая инвентаризация остатков на складе, чаще всего, проводится в случаях, когда:
- Установлены факты неправильного оформления складских документов;
- Списание ТМЦ было выполнено по незаконным операциям;
- Получены сигналы о нарушении правил приемки, отгрузки и реализации;
- Выявлены нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации.
Инициатором этого вида инвентаризации на складе может быть как руководитель, так и контролирующие органы.
Сплошная и выборочная инвентаризация
Сплошная инвентаризация предполагает пересчет всех товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе. Выборочная проводится в случаях, когда требуется проверить работу персонала на конкретном участке, выявить недостачу в определенной группе товара, пересчитать дорогостоящую продукцию и т.п.
Как провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе
Инвентаризация проводится в соответствии с методическими указаниями Минфина (Приказ №49 от 13.06.1995 г.) и внутренними положениями компании.
Последовательность инвентаризации на складе
Инвентаризация выполняется в несколько этапов:
На каждом этапе формируются соответствующие инвентаризационные документы.
- Подготовительный этап;
- Пересчет остатков, сверка с учетными данными и заполнение основных документов;
- Анализ расхождений;
- Оформление результатов.
На каждом этапе формируются соответствующие инвентаризационные документы.
Подготовка к инвентаризации на складе
На этапе подготовки к инвентаризации на складе необходимо:
В состав комиссии могут входить: директор, главный бухгалтер, начальник склада, представители отдела логистики и другие сотрудники. Нельзя включать в комиссию материально-ответственных лиц, но проводить инвентаризацию можно только в их присутствии.
- Сформировать инвентаризационную комиссию;
- Составить план предстоящих мероприятий;
- Выпустить приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22);
- Подготовить основные инвентаризационные документы с данными о товарах (наименование, артикул, количество, адрес хранения);
- Приостановить приемку и отпуск ТМЦ со склада.
В состав комиссии могут входить: директор, главный бухгалтер, начальник склада, представители отдела логистики и другие сотрудники. Нельзя включать в комиссию материально-ответственных лиц, но проводить инвентаризацию можно только в их присутствии.
Проверка фактического наличия материальных ценностей и сверка с учетными данными
На этом этапе:
Если во время инвентаризации товаров на складе необходимо принять или отгрузить товар – оформляются отдельные ведомости, а все такие операции выполняются в присутствии комиссии.
- Выполняется подсчет и контрольные замеры (обмер, взвешивание), проверяется сохранность продукции, сроки годности, условия хранения;
- Заполняются основные инвентаризационные документы:
- Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3);
- Акт инвентаризации стоимости отгруженных, но неоплаченных материалов (ИНВ-4);
- Опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5);
- Акт инвентаризации материалов, которые уже в пути, но еще не поступили на склад (ИНВ-6).
- Данные описей и актов сопоставляются с данными бухгалтерского учета. Если есть расхождения – составляется сличительная ведомость ИНВ-19.
Если во время инвентаризации товаров на складе необходимо принять или отгрузить товар – оформляются отдельные ведомости, а все такие операции выполняются в присутствии комиссии.
Анализ расхождений
Цель этого этапа – установить причины выявленных в ходе ревизии отклонений: недостач, излишков, пересортицы, порчи товара.
Таких причин может быть много, например:
На этом же этапе, как правило, формируются акт о порче и бое продукции (ТОРГ-15), а также акт списания (ТОРГ-16).
Таких причин может быть много, например:
- Ошибки сотрудников при оформлении складских документов;
- Списание материалов в производство не по факту, а по нормам;
- Неправильный расчет процента естественной убыли (усушка, выветривание и т.п.);
- Хищения, манипуляции с документами и учетными данными.
На этом же этапе, как правило, формируются акт о порче и бое продукции (ТОРГ-15), а также акт списания (ТОРГ-16).
Оформление результатов инвентаризации на складе
После завершения проверки:
Кроме того, по результатам инвентаризации на складе могут быть приняты решения об оптимизации складских операций, процессов управления складом и инструментов автоматизации.
- Составляется ведомость учета результатов инвентаризации (ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные расхождения с указанием величины убытка или экономии в денежном эквиваленте;
- Руководитель компании выпускает приказ, утверждающий итоги ревизии;
- Корректируются бухгалтерские данные (списываются недостачи, приходуются излишки);
- Устанавливаются меры взыскания к материально-ответственным лицам.
Кроме того, по результатам инвентаризации на складе могут быть приняты решения об оптимизации складских операций, процессов управления складом и инструментов автоматизации.
Особенности инвентаризации склада готовой продукции
Инвентаризация склада готовой продукции имеет некоторые особенности, например:
В целом же, правила и последовательность инвентаризации на складе готовой продукции такие же, что и для других товарно-материальных ценностей.
- Движение готовой продукции, чаще всего, весьма интенсивно, поэтому инвентаризацию склада продукции нужно проводить в сжатые сроки;
- Готовая продукция может храниться в разных местах, в т.ч. в цехах и цеховых кладовых, на ответственном хранении в других организациях. Это нужно учитывать при подготовке к инвентаризации и оформлении документов;
- Ревизия включает в себя не только пересчет, взвешивание и обмер, но и проверку качественных характеристик (комплектность, сортность и т.п.);
- Кроме общей информации (код, наименование, количество) в описях указывается номенклатурный номер, марка, сорт и другие параметры, указанные в ТУ и стандартах.
В целом же, правила и последовательность инвентаризации на складе готовой продукции такие же, что и для других товарно-материальных ценностей.
Как упростить и ускорить проведение инвентаризации на складе
Пересчет и проверка параметров продукции, оформление документов инвентаризации склада, сверка с учетными данными – длительный и трудоемкий процесс.
Чтобы ускорить и упростить проведение ревизий, нужен комплекс средств автоматизации:
Как это работает:
Такая автоматизация упрощает организацию инвентаризации на складе, а пересчет номенклатуры и сопоставление данных ускоряются в разы.
Чтобы ускорить и упростить проведение ревизий, нужен комплекс средств автоматизации:
- Устройства для маркировки продукции и мест ее хранения (принтеры для печати и кодирования этикеток и RFID-меток);
- Терминалы сбора данных для считывания меток и штрихкодов;
- Информационная система для сбора, обработки и сверки информации.
Как это работает:
- Информационная система формирует инвентаризационную опись и передает ее на ТСД;
- С помощью ТСД сотрудник склада сканирует штрих-коды и метки товаров или паллет и выгружает собранные данные в систему;
- Программа анализирует полученные данные, фиксирует расхождения и заполняет инвентаризационные документы.
Такая автоматизация упрощает организацию инвентаризации на складе, а пересчет номенклатуры и сопоставление данных ускоряются в разы.
Бесконтактная инвентаризация с помощью дронов (квадракоптеров)
Альтернатива традиционному способу подсчета остатков на складе – инвентаризация с помощью дронов. Для подсчета складских остатков вместо человека используется компактный и маневренный беспилотник, который приспособлен для работы в складских помещениях. Дрон оснащен устройствами для считывания идентификаторов и различными датчиками, которые позволяют ему видеть препятствия и избегать столкновений со стеллажами, ТМЦ, техникой и персоналом склада.
Принцип инвентаризации с помощью дрона следующий:
Такой способ полностью меняет представление об инвентаризации:
Несмотря на то, что инвентаризация с помощью дронов – совсем новый тренд, есть компании, которые уже успели оценить ее преимущества. В основном, это компании с высокими темпами товарооборота, для которых простои склада недопустимы. Можно ожидать, что в скором будущем эта технология найдет широкой применение в складской логистике.
Принцип инвентаризации с помощью дрона следующий:
- Беспилотник последовательно движется вдоль каждой аллели склада и считывает маркировку на товарах и паллетах, ведет видеосъемку, фотографирует паллеты с их привязкой к адресу хранения, полностью контролирует процесс инвентаризации;
- Данные о количестве товара, его параметрах и состоянии, расположении паллет и свободных паллето-местах в онлайн-режиме транслируются в систему WMS для дальнейшего анализа.
Такой способ полностью меняет представление об инвентаризации:
- Влияние человеческого фактора полностью исключено – для ревизии не нужно участие человека, все делает дрон;
- Не нужно привлекать дополнительные человекоресурсы и технику для снятия паллет с высоты;
- Пересчет и проверка параметров товара выполняются в несколько раз быстрее, чем с участием человека, а точность данных стремится к 100%.
Несмотря на то, что инвентаризация с помощью дронов – совсем новый тренд, есть компании, которые уже успели оценить ее преимущества. В основном, это компании с высокими темпами товарооборота, для которых простои склада недопустимы. Можно ожидать, что в скором будущем эта технология найдет широкой применение в складской логистике.
Организация инвентаризации на складе с помощью системы WMS – преимущества и выгоды
Если для автоматизации учета на складе используется не типовая товароучетная программа, а полноценная система WMS – компания получает дополнительные преимущества:
Системы класса WMS не только обеспечивают высокую точность данных о количестве хранящихся товаров, но и комплексно решают задачи управления складом.
С помощью WMS можно автоматизировать:
Возможности современных решений WMS способны в полной мере закрыть потребности любого склада, включая крупнейшие складские комплексы со сложной структурой, большим количеством операций и номенклатуры.
Если у вас есть вопросы по организации инвентаризации на складе и управлению складской логистикой – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы проконсультируем вас, проведем аудит склада и предложим оптимальный способ решения ваших задач.
- WMS обеспечивает непрерывный контроль товародвижения. Это к минимуму сокращает возникновение недостач и пересортицы, ошибок при выполнении складских операций и оформлении документов. Инвентаризация материалов на складах становится проще и занимает меньше времени;
- Подсчет складских запасов выполняется в режиме реального времени;
- Ответственный сотрудник склада может быстро создавать задания на подсчет товаров по разным характеристикам номенклатуры (партия, срок годности, категория и т.п.) и мест хранения (зона, ряд, секция, ярус, ячейка);
- Если при проведении инвентаризации на складе выявлены расхождения – система блокирует операции с товаром в месте хранения до согласования результатов пересчета с ответственным сотрудником;
- Не требуется полная остановка склада, компания может продолжать прием и отпуск продукции, не теряя времени и финансов.
Системы класса WMS не только обеспечивают высокую точность данных о количестве хранящихся товаров, но и комплексно решают задачи управления складом.
С помощью WMS можно автоматизировать:
- Управление всеми складскими операциями (приемка, сортировка, комплектация, перемещение, отгрузка, доставка и т.д.);
- Размещение товара на хранение с учетом его параметров (вес, габариты, условия хранения и т.д.);
- Контроль сроков годности и условий хранения товара;
- Управление персоналом склада и онлайн-контроль выполнения задач;
- Ведение внутреннего и внешнего документооборота;
- Формирование аналитических отчетов для руководства, в том числе, консолидированных отчетов по нескольким складам.
Возможности современных решений WMS способны в полной мере закрыть потребности любого склада, включая крупнейшие складские комплексы со сложной структурой, большим количеством операций и номенклатуры.
Если у вас есть вопросы по организации инвентаризации на складе и управлению складской логистикой – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы проконсультируем вас, проведем аудит склада и предложим оптимальный способ решения ваших задач.
