Работа склада связана с ежедневным оформлением множества операций: поступление материалов или товаров от поставщика, проверка их качества и возврат некондиции, размещение на складе, отпуск в производство, контроль остатков, отгрузка покупателю и т.д. Каждый этап движения товарно-материальных ценностей необходимо контролировать, учитывать и документировать. Если складской учет на предприятии организован правильно – это поможет избежать финансовых потерь и даст надежную основу для успешного решения других бизнес-задач.
Как организовать эффективную работу склада, что именно нужно учитывать, какие документы оформлять, какие задачи автоматизировать?
Объекты и операции складского учета на предприятии
Современный склад – достаточно сложный комплекс, выполняющий большое количество различных функций. Складское хранение требуется на всех этапах работы компании – от закупки товаров, сырья и материалов до отгрузки продукции покупателю. Поэтому на предприятиях используется несколько видов складов, каждый их которых имеет свое назначение:
- Оптовые склады предназначены для хранения товаров, приобретенных для перепродажи;
- Склады материалов обеспечивают хранение сырья, материалов и комплектующих, предназначенных для производства готовой продукции. Значительная часть операций на таких складах связана с подготовкой материалов к производственному процессу и их доставкой в цеха или на объекты работ;
- Внутрипроизводственные склады (межцеховые или внутрицеховые) используются для хранения запаса материалов, необходимого для выполнения сменно-суточных заданий, а также материально-производственные запасы, которые еще не прошли все стадии технологического цикла и не стали готовой продукцией (незавершенное производство);
- Склады готовой продукции принимают продукцию, готовую к реализации, хранят и отгружают ее покупателям;
- Склады вспомогательного назначения предназначены для хранения материальных ценностей, необходимых для поддержания рабочего процесса: тара и упаковка, запчасти и комплектующие для ремонта оборудования, инвентарь, спецодежда и т.п.
Кроме операций приемки, хранения и отгрузки склады выполняют и другие функции: погрузо-разгрузочные работы, внутрискладские перемещения, сортировка, комплектация и переукомплектация, тарирование, упаковка, проверка качества и т.п.
Каждая операция складского учета должна быть зафиксирована, чтобы у всех заинтересованных подразделений была актуальная информация об остатках на складе, статусе исполнения входящих заказов, себестоимости и объемах производства, выполненных и планирующихся отгрузках.
Какие документы складского учета оформлять
Все перемещения материалов и товаров необходимо документировать. И практически все формы документов складского учета материалов и товаров регламентированы государством. Предприятие может вносить изменения в утвержденные формы и даже разрабатывать собственные, но такие документы складского учета должны соответствовать требованиям законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
Документы для учета материальных запасов на складе
Документы, которые нужно оформлять при приемке ТМЦ:
- Приходная накладная составляется на основании накладной от поставщика;
- Товаро-транспортная накладная 1-Т и товарная накладная ТОРГ-12 от поставщика подтверждают факт приемки-передачи товаров и являются основанием для списания товара у поставщика и оприходования у покупателя;
- Приходный складской ордер М-4 выписывается на основании накладных и подтверждает поступление ТМЦ на склад;
- Акт о приемке ТОРГ-1 составляется при приемке товара определенного качества, количества, веса и комплектности;
- Акты о приемке по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 применяются для документирования выявленных расхождений по количеству или качеству товара;
- Акт ТОРГ-4 заполняется, если отсутствует счет поставщика.
Документы для организации хранения на складе:
- Товарный ярлык ТОРГ-11 применяется для учета ТМЦ в местах хранения и содержит ключевую информацию о каждой позиции: наименование, артикул, сорт, количество товара на складе;
- Карточка учета М-17 – главный документ, в котором регистрируются все движения для каждой номенклатурной единицы. Записи в карточке ведутся материально-ответственным работником на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. На каждый вид, сорт, размер товаров заполняется своя карточка учета.
Документы на перемещение товаров:
- Требование-накладная М-11 оформляется при перемещении товаров внутри подразделений предприятия;
- Накладная ТОРГ-13 составляется при внутреннем перемещении товаров в пределах одной организации.
Документы для регистрации отпуска ТМЦ со склада:
- Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15) предназначена для передачи ТМЦ сторонним организациям или территориально-удаленным подразделениям своей компании;
- Товарная накладная (ТОРГ-12) оформляется при реализации товаров покупателю;
- Акт о списании товаров (ТОРГ-16): оформляется для списания товаров из-за их порчи.
Активно в учете материальных запасов на складе используются и другие документы, например акты о приеме и передаче ТМЦ на хранение (МХ-1 и М-3), складские квитанции, доверенности на получение товаров со склада от имени любого предприятия (М-2, М-2а), акт приходования ТМЦ при демонтаже основных фондов (М-35) и др.
Документы для учета производственных запасов на складе
Основная цель складского учета в производстве – получение точных и актуальных данных о запасах сырья, материалов и полуфабрикатов, производственных затратах и себестоимости, сроках возможного получения готовой продукции. Кроме того, такой учет помогает контролировать состав изделий, прохождение последовательности технологических операций, а также объемы незавершенного производства.
Основные документы для учета производственных запасов на складе:
- Накладные М-11 и М-15: используются для получения и передачи ТМЦ между подразделениями компании, цеховыми и межцеховыми складами;
- Лимитно-заборная карта М-8: применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Обычно используется при непрерывном серийном или массовом характере производственного процесса;
- Наряд на выполнение работ в цехе: позволяет не только контролировать выполнение работ, но и привязывает материалы к конкретным рабочим местам и работникам. Это позволяет контролировать местонахождение материалов, отслеживать статус исполнения каждого конкретного заказа, однозначно определять ответственного за сохранность материальных ценностей, отслеживать вхождение конкретных партий сырья и материалов в состав готовой продукции.
Также как и в «обычном» складском учете, при поступлении материалов в производство оформляются карточки учета (М-17). Для учета ТМЦ, поступивших из переработки используются приходные ордера (М-4).
Что нужно для эффективной организации складского учета
Организация запасов на складах, учет складских операций и оформление сопутствующих документов – задачи, которые решаются не только для контроля остатков и отражения данных в бухучете. Точный учет материально-производственных запасов на складе необходим для оперативного планирования закупок и продаж, контроля себестоимости реализуемой продукции, управления производством и финансами.
Для эффективной организации работы склада необходимо:
- Сформировать структуру отделов склада;
- Правильно зонировать складские помещения;
- Подобрать подходящее оборудование;
- Разработать оптимальные бизнес-процессы и прописать регламенты выполнения складских операций;
- Автоматизировать работу склада;
- Подобрать и обучить персонал.
Если склад уже создан и функционирует, но качество его работы в текущих условиях нельзя назвать удовлетворительным для предприятия – нужен аудит склада, который может оценить эффективность логистической системы компании, выявить проблемные зоны в учете товарных запасов на складе, разработать план оптимизации технологических и организационных процессов.
Способы автоматизации складского учета
Автоматизировать склад можно разными способами. Выбор информационной системы для организации складского учета зависит от специфики бизнеса, объемов деятельности, количества номенклатуры, размеров бюджета.
С помощью типовых решений с ограниченным набором «простых» функций можно быстро автоматизировать прием и отгрузку товара, учет перемещений и проведение инвентаризации. Как правило, такие системы не обладают возможностью гибкой настройки и сложно адаптируются под потребности конкретного склада. При этом стоимость доработки сопоставима со стоимостью полноценной WMS-системы.
Внедрение WMS для автоматизации учета на складе – более сложная задача, но и положительные эффекты от использования системы этого класса становятся заметны практически сразу. Комплексная автоматизация складского учета позволяет:
- Оперативно управлять всеми складскими операциями;
- В режиме реального времени получать информацию обо всем, что происходит на складе;
- Оптимизировать затраты, использование складских площадей и управление персоналом:
- Сократить затраты на хранение и складское обслуживание.
Современная WMS автоматизируют намного больше, чем ведение складского учета, например, такая система может:
- Выбрать оптимальное место размещения товара на складе – с учетом условий хранения, габаритов каждой отдельной ячейки, оборачиваемости запаса и т.п.;
- Проложить маршрут для максимально быстрого перемещения материалов и сотрудников по складскому помещению;
- Сформировать задачу, назначить исполнителя, выдать ему конкретное задание и проконтролировать исполнение;
- Построить отчет о любом параметре работы склада за любой период и с любым уровнем детализации;
- Полностью автоматизировать взаимодействие с контрагентами за счет интеграции с системами заказчиков, поставщиков, торговых площадок, транспортных компаний и т.п..
Если вы ищете эффективные инструменты для организации учета запасов на складах и хотите улучшить работу склада – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы проконсультируем вас, проведем аудит складских процессов, поможем оптимизировать их, подберем наиболее подходящее решение для автоматизации и окажем всестороннюю поддержку в реализации проекта.