Работа склада связана с ежедневным оформлением множества операций: поступление материалов или товаров от поставщика, проверка их качества и возврат некондиции, размещение на складе, отпуск в производство, контроль остатков, отгрузка покупателю и т.д. Каждый этап движения товарно-материальных ценностей необходимо контролировать, учитывать и документировать. Если складской учет на предприятии организован правильно – это поможет избежать финансовых потерь и даст надежную основу для успешного решения других бизнес-задач.
Как организовать эффективную работу склада, что именно нужно учитывать, какие документы оформлять, какие задачи автоматизировать?
Как организовать эффективную работу склада, что именно нужно учитывать, какие документы оформлять, какие задачи автоматизировать?
Объекты и операции складского учета на предприятии
Современный склад – достаточно сложный комплекс, выполняющий большое количество различных функций. Складское хранение требуется на всех этапах работы компании – от закупки товаров, сырья и материалов до отгрузки продукции покупателю. Поэтому на предприятиях используется несколько видов складов, каждый их которых имеет свое назначение:
Кроме операций приемки, хранения и отгрузки склады выполняют и другие функции: погрузо-разгрузочные работы, внутрискладские перемещения, сортировка, комплектация и переукомплектация, тарирование, упаковка, проверка качества и т.п.
Каждая операция складского учета должна быть зафиксирована, чтобы у всех заинтересованных подразделений была актуальная информация об остатках на складе, статусе исполнения входящих заказов, себестоимости и объемах производства, выполненных и планирующихся отгрузках.
- Оптовые склады предназначены для хранения товаров, приобретенных для перепродажи;
- Склады материалов обеспечивают хранение сырья, материалов и комплектующих, предназначенных для производства готовой продукции. Значительная часть операций на таких складах связана с подготовкой материалов к производственному процессу и их доставкой в цеха или на объекты работ;
- Внутрипроизводственные склады (межцеховые или внутрицеховые) используются для хранения запаса материалов, необходимого для выполнения сменно-суточных заданий, а также материально-производственные запасы, которые еще не прошли все стадии технологического цикла и не стали готовой продукцией (незавершенное производство);
- Склады готовой продукции принимают продукцию, готовую к реализации, хранят и отгружают ее покупателям;
- Склады вспомогательного назначения предназначены для хранения материальных ценностей, необходимых для поддержания рабочего процесса: тара и упаковка, запчасти и комплектующие для ремонта оборудования, инвентарь, спецодежда и т.п.
Кроме операций приемки, хранения и отгрузки склады выполняют и другие функции: погрузо-разгрузочные работы, внутрискладские перемещения, сортировка, комплектация и переукомплектация, тарирование, упаковка, проверка качества и т.п.
Каждая операция складского учета должна быть зафиксирована, чтобы у всех заинтересованных подразделений была актуальная информация об остатках на складе, статусе исполнения входящих заказов, себестоимости и объемах производства, выполненных и планирующихся отгрузках.
Какие документы складского учета оформлять
Все перемещения материалов и товаров необходимо документировать. И практически все формы документов складского учета материалов и товаров регламентированы государством. Предприятие может вносить изменения в утвержденные формы и даже разрабатывать собственные, но такие документы складского учета должны соответствовать требованиям законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
Документы для учета материальных запасов на складе
Документы, которые нужно оформлять при приемке ТМЦ:
Документы для организации хранения на складе:
Документы на перемещение товаров:
Документы для регистрации отпуска ТМЦ со склада:
Активно в учете материальных запасов на складе используются и другие документы, например акты о приеме и передаче ТМЦ на хранение (МХ-1 и М-3), складские квитанции, доверенности на получение товаров со склада от имени любого предприятия (М-2, М-2а), акт приходования ТМЦ при демонтаже основных фондов (М-35) и др.
- Приходная накладная составляется на основании накладной от поставщика;
- Товаро-транспортная накладная 1-Т и товарная накладная ТОРГ-12 от поставщика подтверждают факт приемки-передачи товаров и являются основанием для списания товара у поставщика и оприходования у покупателя;
- Приходный складской ордер М-4 выписывается на основании накладных и подтверждает поступление ТМЦ на склад;
- Акт о приемке ТОРГ-1 составляется при приемке товара определенного качества, количества, веса и комплектности;
- Акты о приемке по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 применяются для документирования выявленных расхождений по количеству или качеству товара;
- Акт ТОРГ-4 заполняется, если отсутствует счет поставщика.
Документы для организации хранения на складе:
- Товарный ярлык ТОРГ-11 применяется для учета ТМЦ в местах хранения и содержит ключевую информацию о каждой позиции: наименование, артикул, сорт, количество товара на складе;
- Карточка учета М-17 – главный документ, в котором регистрируются все движения для каждой номенклатурной единицы. Записи в карточке ведутся материально-ответственным работником на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. На каждый вид, сорт, размер товаров заполняется своя карточка учета.
Документы на перемещение товаров:
- Требование-накладная М-11 оформляется при перемещении товаров внутри подразделений предприятия;
- Накладная ТОРГ-13 составляется при внутреннем перемещении товаров в пределах одной организации.
Документы для регистрации отпуска ТМЦ со склада:
- Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15) предназначена для передачи ТМЦ сторонним организациям или территориально-удаленным подразделениям своей компании;
- Товарная накладная (ТОРГ-12) оформляется при реализации товаров покупателю;
- Акт о списании товаров (ТОРГ-16): оформляется для списания товаров из-за их порчи.
Активно в учете материальных запасов на складе используются и другие документы, например акты о приеме и передаче ТМЦ на хранение (МХ-1 и М-3), складские квитанции, доверенности на получение товаров со склада от имени любого предприятия (М-2, М-2а), акт приходования ТМЦ при демонтаже основных фондов (М-35) и др.
Документы для учета производственных запасов на складе
Основная цель складского учета в производстве – получение точных и актуальных данных о запасах сырья, материалов и полуфабрикатов, производственных затратах и себестоимости, сроках возможного получения готовой продукции. Кроме того, такой учет помогает контролировать состав изделий, прохождение последовательности технологических операций, а также объемы незавершенного производства.
Основные документы для учета производственных запасов на складе:
Также как и в «обычном» складском учете, при поступлении материалов в производство оформляются карточки учета (М-17). Для учета ТМЦ, поступивших из переработки используются приходные ордера (М-4).
Основные документы для учета производственных запасов на складе:
- Накладные М-11 и М-15: используются для получения и передачи ТМЦ между подразделениями компании, цеховыми и межцеховыми складами;
- Лимитно-заборная карта М-8: применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Обычно используется при непрерывном серийном или массовом характере производственного процесса;
- Наряд на выполнение работ в цехе: позволяет не только контролировать выполнение работ, но и привязывает материалы к конкретным рабочим местам и работникам. Это позволяет контролировать местонахождение материалов, отслеживать статус исполнения каждого конкретного заказа, однозначно определять ответственного за сохранность материальных ценностей, отслеживать вхождение конкретных партий сырья и материалов в состав готовой продукции.
Также как и в «обычном» складском учете, при поступлении материалов в производство оформляются карточки учета (М-17). Для учета ТМЦ, поступивших из переработки используются приходные ордера (М-4).
Что нужно для эффективной организации складского учета
Организация запасов на складах, учет складских операций и оформление сопутствующих документов – задачи, которые решаются не только для контроля остатков и отражения данных в бухучете. Точный учет материально-производственных запасов на складе необходим для оперативного планирования закупок и продаж, контроля себестоимости реализуемой продукции, управления производством и финансами.
Для эффективной организации работы склада необходимо:
Если склад уже создан и функционирует, но качество его работы в текущих условиях нельзя назвать удовлетворительным для предприятия – нужен аудит склада, который может оценить эффективность логистической системы компании, выявить проблемные зоны в учете товарных запасов на складе, разработать план оптимизации технологических и организационных процессов.
Для эффективной организации работы склада необходимо:
- Сформировать структуру отделов склада;
- Правильно зонировать складские помещения;
- Подобрать подходящее оборудование;
- Разработать оптимальные бизнес-процессы и прописать регламенты выполнения складских операций;
- Автоматизировать работу склада;
- Подобрать и обучить персонал.
Если склад уже создан и функционирует, но качество его работы в текущих условиях нельзя назвать удовлетворительным для предприятия – нужен аудит склада, который может оценить эффективность логистической системы компании, выявить проблемные зоны в учете товарных запасов на складе, разработать план оптимизации технологических и организационных процессов.
Способы автоматизации складского учета
Автоматизировать склад можно разными способами. Выбор информационной системы для организации складского учета зависит от специфики бизнеса, объемов деятельности, количества номенклатуры, размеров бюджета.
С помощью типовых решений с ограниченным набором «простых» функций можно быстро автоматизировать прием и отгрузку товара, учет перемещений и проведение инвентаризации. Как правило, такие системы не обладают возможностью гибкой настройки и сложно адаптируются под потребности конкретного склада. При этом стоимость доработки сопоставима со стоимостью полноценной WMS-системы.
Внедрение WMS для автоматизации учета на складе – более сложная задача, но и положительные эффекты от использования системы этого класса становятся заметны практически сразу. Комплексная автоматизация складского учета позволяет:
Современная WMS автоматизируют намного больше, чем ведение складского учета, например, такая система может:
Если вы ищете эффективные инструменты для организации учета запасов на складах и хотите улучшить работу склада – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы проконсультируем вас, проведем аудит складских процессов, поможем оптимизировать их, подберем наиболее подходящее решение для автоматизации и окажем всестороннюю поддержку в реализации проекта.
С помощью типовых решений с ограниченным набором «простых» функций можно быстро автоматизировать прием и отгрузку товара, учет перемещений и проведение инвентаризации. Как правило, такие системы не обладают возможностью гибкой настройки и сложно адаптируются под потребности конкретного склада. При этом стоимость доработки сопоставима со стоимостью полноценной WMS-системы.
Внедрение WMS для автоматизации учета на складе – более сложная задача, но и положительные эффекты от использования системы этого класса становятся заметны практически сразу. Комплексная автоматизация складского учета позволяет:
- Оперативно управлять всеми складскими операциями;
- В режиме реального времени получать информацию обо всем, что происходит на складе;
- Оптимизировать затраты, использование складских площадей и управление персоналом:
- Сократить затраты на хранение и складское обслуживание.
Современная WMS автоматизируют намного больше, чем ведение складского учета, например, такая система может:
- Выбрать оптимальное место размещения товара на складе – с учетом условий хранения, габаритов каждой отдельной ячейки, оборачиваемости запаса и т.п.;
- Проложить маршрут для максимально быстрого перемещения материалов и сотрудников по складскому помещению;
- Сформировать задачу, назначить исполнителя, выдать ему конкретное задание и проконтролировать исполнение;
- Построить отчет о любом параметре работы склада за любой период и с любым уровнем детализации;
- Полностью автоматизировать взаимодействие с контрагентами за счет интеграции с системами заказчиков, поставщиков, торговых площадок, транспортных компаний и т.п..
Если вы ищете эффективные инструменты для организации учета запасов на складах и хотите улучшить работу склада – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы проконсультируем вас, проведем аудит складских процессов, поможем оптимизировать их, подберем наиболее подходящее решение для автоматизации и окажем всестороннюю поддержку в реализации проекта.
