Склад – одно из ключевых звеньев в работе любой производственной или торговой компании. И чем компания больше, чем шире ассортимент товаров и динамичнее продажи – тем важнее своевременно выявить недостатки в организации логистики и устранить их.
Однако выявить ошибки в управлении сладом не всегда просто, даже если проблемы очевидны (недостаток площадей, высокие затраты на хранение, неэффективное использование ресурсов, нарушение сроков поставок клиентам). Зачастую, чтобы найти причины сбоя и резервы для оптимизации склада, требуется детальный анализ множества взаимосвязанных технологических процессов, операций и показателей работы.
Такой аудит склада целесообразен на разных этапах работы компании – и в период ее становления, когда нужно выбрать оптимальный способ организации склада, и в периоды активного роста – для адаптации к новым условиям, и в период стабильности, когда требуются новые решения и подходы для повышения эффективности бизнеса.
Зачем нужен анализ работы склада
От того, насколько хорошо склад справляется со своими задачами, зависит работа других подразделений – отдела закупок, сбытовых, производственных, сервисных, транспортно-логистических служб. Если есть проблемы на складе, например, отсутствие оперативных данных об остатках, недостачи, медленная обработка и отгрузка заказов, – это отразится и на работе компании в целом, в том числе, на ее финансовом результате.
Оптимизация работы склада особенно нужна, если увеличивается ассортимент продукции, растут объемы продаж, поставок и производства.
Анализ работы склада не только выявит проблемные зоны, но и позволит оценить:
- Как и какие технологические процессы можно улучшить, чтобы ускорить выполнение складских операций и повысить удовлетворенность клиентов;
- Как рационализировать использование площадей и сократить затраты на хранение;
- Какие технологии и программное обеспечение целесообразно внедрить для повышения эффективности работы;
- Как перестроить логистическую систему, чтобы она соответствовала краткосрочным и долгосрочным стратегическим планам компании.
Руководитель получит объективные данные о состоянии склада, которые можно использовать для совершенствования системы управления логистикой и предприятием в целом.
Основные критерии анализа управления складом на предприятии
При оценке эффективности работы склада анализируются следующие параметры:
- Технологические процессы и их производительность;
- Топология склада и рациональность использования складских площадей;
- Система автоматизации учета, контроля и управления;
- Персонал: управление, планирование, мотивация;
- Показатели эффективности работы склада – количественные и качественные.
Все эти параметры можно изучать с разной степенью погружения, в зависимости от целей аудита и текущего состояния склада. Если нужно оптимизировать логистику и выявить резервы для снижения затрат на стабильно работающем складе – потребуется углубленное исследование, если есть явные проблемы – может быть достаточно сделать срез верхнего уровня.
Анализ технологических процессов на складе
Чтобы провести анализ технологических процессов на складе нужно составить перечень процессов, систематизировать все виды работ, определить особенности и последовательность их выполнения, оценить их эффективность по различным критериям.
К основным технологическим процессам склада можно отнести:
- Разгрузку транспорта и подготовку склада к приемке;
- Приемку и проверку качества товара;
- Размещение на хранение;
- Перемещение товара внутри склада;
- Инвентаризацию остатков;
- Отбор из зон хранения;
- Формирование, упаковку и отгрузку заказов;
- Другие характерные для каждой отдельной компании задачи.
Важно описать не только основные, но и вспомогательные операции, напрямую влияющие на работу склада, такие как:
- Закупка и организация поставок товара на склад;
- Доставка заказов клиентам;
- Управление персоналом склада;
- Техническое обслуживание складского оборудования;
- И т.п.
Сделать вывод об эффективности организации процессов помогут технологические карты и блок-схемы, сравнение параметров выполнения операций (скорость, стоимость, производительность, точность) с общеотраслевыми нормами и показателями прошлых периодов.
Анализ технологических процессов на складе позволит найти участки, которые нуждаются в оптимизации, определить проблемы в организации, выявить ненужные или дублирующиеся операции. Основная задача – упростить процессы настолько, насколько это возможно, сократить количество обращений к товару при работе с ним, минимизировать количество действий, требуемых для выполнения каждой операции.
Анализ топологии склада и эффективности использования складских площадей
При оценке эффективности технологических процессов важно учитывать, насколько они коррелируют с топологией склада:
- Правильно ли зонировано пространство, соответствуют ли параметры помещений особенностям складских процессов и товародвижения;
- Как планировка влияет на скорость выполнения задач – помогает движению товара по складу или мешает, не пересекаются ли маршруты комплектации и перемещений;
- Эффективно ли используется пространство склада и его отдельные зоны (плотность хранения, рациональность размещения товара, удобство для персонала и погрузочной техники).
Ошибки при построении топологии могут существенно снизить эффективность работы склада: замедлить складские процессы, увеличить затраты, затруднять адаптацию компании к изменениям в товародвижении.
Анализ системы управления складом: автоматизация учета, контроля и управления
Большинство компаний в той или иной степени автоматизирует склад. Анализ системы управления складом нужен, чтобы получить объективную оценку эффективности используемого решения, найти способы оптимизации или повышения уровня автоматизации склада.
Примерный перечень критериев для оценки системы автоматизации:
- Насколько функционал и логика системы соответствуют особенностям складских и смежных процессов;
- Правильно она настроена;
- Какие функции контроля реализованы, достаточно ли их;
- Интегрирована ли WMS с другими решениями компании, какими данными обмениваются системы, используют ли они общие справочники данных (номенклатура, серии, партии, упаковка и т.п.);
- Есть ли не автоматизированные задачи, можно ли их автоматизировать с помощью имеющегося функционала;
- Может ли система адаптироваться к новым бизнес-процессам;
- Можно ли в принципе улучшить ее работу;
- Есть ли альтернативные решения, которые подойдут больше.
Современная WMS-система способна решить многие проблемы и улучшить управление складской логистикой – повысить плотность хранения, снизить затраты, ускорить технологические операции, обеспечить онлайн-контроль выполнения задач. Важно, чтобы выбранное решение соответствовало задачам компании, умело адаптироваться к новым условиям и бизнес-процессам, обеспечивало руководство исчерпывающей информацией для анализа и контроля деятельности.
Анализ системы управления персоналом
Количество сотрудников, расходы на оплату труда, мотивация, оценка компетенций, обучение, регламенты, принципы планирования и контроля работы сотрудников, система реагирования на экстренные ситуации – все это имеет значение для эффективной работы склада.
Детальное исследование этих параметров в ходе анализа управления складом может выявить резервы для оптимизации штата, расходов на персонал, загрузки сотрудников, взаимодействий между складом и другими подразделениями.
Анализ эффективности работы склада
Для анализа управления складом используется множество различных показателей эффективности. Набор показателей у каждой компании будет разным, это зависит от особенностей склада, его типа, площади, объема товаропотока, направления деятельности.
Условно показатели эффективности склада можно разделить на три группы:
- Оценка качества обслуживания потребителей: время и соблюдение сроков выполнения заказов, время цикла заказа (от момента формирования до выполнения), количество неполных, невыполненных и ошибочных поставок, число рекламаций;
- Оценка качества работы склада: эффективность использования площади и объема, пропускная способность и грузооборот, качество обеспечения заказов запасами, уровень загрузки, уровень механизации работ, количество потерь (порчи, хищения), скорость пополнения запасов;
- Оценка использования ресурсов при работе склада: оборачиваемость и средний уровень запасов на складе, число операций за единицу времени, эффективность работы персонала и техники, затраты на обработку товара.
Оценивать показатели желательно не только на какой-то конкретный момент времени, но и в динамике, за период (неделя, месяц, квартал, год).
Чтобы выбрать показатели, которые целесообразно отслеживать именно в вашей компании – определите, какие из них больше всего влияют на ваш бизнес, какими из них нужно управлять, чтобы повысить прибыль, производительность, результативность.
Если в компании используется WMSсистема – можно настроить автоматический расчет показателей по заданным правилам и в заданные периоды времени. Это упростит получение аналитических данных и позволит руководству оперативно оценивать эффективность работы склада, отдельных складских процессов и сотрудников.
Результаты анализа склада предприятия – что делать дальше
В ходе анализа склада предприятия могут быть выявлены проблемы (или возможности для оптимизации) на разных уровнях – технологическом, топологическом, кадровом, программно-информационном, организационном, координационном и т.п.
Эти проблемы ранжируются по степени значимости для бизнеса, их влиянию на производительность, качество облуживания, затраты и прибыль. После этого определяется оптимальная последовательность, разрабатываются способы их решения. Каждый из способов оптимизации оценивается по уровню затрат и ожидаемых результатов для бизнеса.
Все этапы анализа управления складом требуют глубоких знаний, компетенций и экспертного опыта в области складской логистики. Не в каждой компании есть специалисты соответствующего уровня.
Если вам нужна помощь в анализе эффективности работы склада – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Наши эксперты проведут аудит складских процессов, выявят узкие места и разработают практические рекомендации, которые вы сможете поэтапно внедрить для оптимизации вашего склада.