WMS обладает способностью изменить ваш склад до неузнаваемости.
Главная задача внедрения WMS системы на складе — позитивные изменения в работе склада: от увеличения пропускной способности до повышения общей эффективности или сокращения издержек.
Система управления складом даёт возможность отслеживать любые действия на складе или за его пределами (например, при взаимодействии с системой управления двором), позволяет определить статус нахождения любого товара в нужное время. Всё это помогает сформировать полную картину логистики склада. С того момента, как товары поступают на склад, и до их отправки, WMS ведёт учёт всех товарных позиций, предоставляет рекомендации по их размещению, пополнению, срокам годности, коммерциализации, позволяет отслеживать управление остатками на складе, оптимизировать процесс подбора товаров, приемки, проведения предпродажной подготовки и еще очень широкий пул как стандартных для всех складов операций, так и уникальных.
Кроме вышеописанного функционала, WMS система имеет прекрасную базу для проведения любого рода аналитики – позволяет выгрузить все необходимые данные по любому из интересующих параметров в любое время. Это даёт возможность получать подробные отчеты по процессам внутри склада, данные которых можно использовать для оптимизации управления складским хозяйством, планирования мероприятий, направленных на дальнейшее повышение эффективности.
Внедрение системы так же положительно повлияет и на персонал. Открываются следующие возможности: можно нанимать менее квалифицированный персонал и максимально быстро обучать его, а также повышать качество мониторинга за его работой, чётко отслеживать KPI.
Грамотно выбранное WMS решение не просто отслеживает активность на складе, но и предлагает новые и более эффективные способы решения задач в логистике склада.
Понимание, из чего состоит программа WMS — система управления складом и, что в принципе она может сделать для компании, открывает возможности сформировать складскую логистику для компании таким образом, чтобы склад стал не просто местом хранения и обработки товаров, а движущей силой бизнеса, возможностью, например, выполнять больший объем обработки.
Большинство WMS имеют следующие возможности:
- Получать товары, регистрировать их в системе.
- Назначать адрес хранения, определяя наиболее эффективные места, исходя из потребностей бизнеса.
Например, компании, имеющие товары, включающие срок годности, WMS может помочь в определении приоритетов при назначении адреса хранения, отправке соответствующих товаров, устранении ошибок и уменьшении брака материала из-за истечения срока службы.
- Выстраивать процесс сбора товаров наиболее эффективным способом, независимо от методики отбора
- Отслеживать запасы товаров и автоматически предоставлять рекомендации по требованиям к их пополнению
- Формировать и вести базу данных по товарам (весогабаритные характеристики, данные по срокам годности, объему, кратности и типу упаковки, параметрах возможного хранения и перевозки -манипуляционные знаки и признаки, критерии качества и т. д.)
6. Данные по статусам заказов – собраны, в процессе сборки, упакованы готовы к отправке.
7. Отслеживание запасов осуществляется с помощью использования передовых систем отслеживания, в том числе радиочастотную идентификацию (RFID), автоматическую идентификацию и сбор данных (AIDC) и сканеры штрих-кода, чтобы гарантировать, что товары могут быть легко найдены, когда им нужно переехать.
8. Некоторые системы WMS выходят за пределы склада и расширяют функциональность до управления двором, транспортом, и т. д. Они оптимизируют всё от заказа, обслуживания, перемещения и взаимодействия с поставщиками, дистрибьюторами и даже клиентами, обеспечивая эффективную систему, которая может отслеживать процесс от производства продукта до окончательной доставки потребителю.
Сейчас на рынке представлено несколько десятков видов WMS и многие из них предлагают своим клиентам готовое для внедрения программное обеспечение. К сожалению, данные решения не будут гибкими для любого из бизнесов из-за фиксированного, определённого функционала — они коробочные. Есть базовая архитектура системы, к которой добавляются необходимые компоненты. Каждый бизнес и склад уникален. Конечно, их можно настроить более конкретизировано под необходимые процессы склада, но на практике такие “донастройки” увеличивают сроки, усложняют процесс, повышают стоимость и времязатратность внедрения системы. Кроме того, в процессе реализации проекта может выясниться, что в системе невозможно разработать нужный складу процесс, а WMS уже то выбрана…
Только качественный анализ данных и грамотный процесс внедрения WMS помогут получить ожидаемый результат по итогу проекта.
Мы, как эксперты разработали детальный план действий, учитывающий абсолютно все обязательные этапы проекта и детали самых сложных процессов в организации складской работы.
Этапы тендера и внедрения WMS системы:
В самом начале проекта необходимо чётко определить цели и описать предполагаемые результаты.
Инвестирование в систему управления складом — важное решение. Прежде чем выбрать ПО, проводится максимально точная и детальная оценка потребностей склада по всем существующим параметрам, так и на перспективу существования этого склада. Также важно определение, всех ожиданий Заказчика от внедрения системы, которые необходимо обязательно зафиксировать и учесть в ТЗ и при выборе победителя.
Ключевые этапы:
- Проводится аудит бизнес-процессов склада – определяются ключевые процессы склада, анализ эффективности работы склада в текущий момент
- Максимально детализировано описываются все целевые бизнес-процессы, определяются наиболее критичные операции и узкие места, которые требуют наибольших усилий или имеют высокую вероятность ошибок, составляется список всех нужных функций и требований.
Все эти данные согласуются с Заказчиком.
В результате сформировываются: целевая карта процессов, база для разработки функциональных требований и ключевых алгоритм.
Это один из ключевых этапов. Ошибки здесь могут обернуться серьезной потерей денег и времени. Если технология работы склада имеет существенные недочеты, то применение нового ПО проблемы не решит.
Бизнес-процессы – это основа. Без грамотных бизнес-процессов результат внедрения будет заведомо неудачным.
3. Разрабатывается ТЗ для выбора WMS, включающее в себя:
- набор функциональных требований,
- требования к компании участнику,
- требования по срокам,
- ключевые условия договора внедрения,
- требования к технической поддержке.
4. Проводится тендер среди 3 – 5 компаний в 2 этапа тендера, в результате остаются 2 финалиста на выбор Заказчика, и формируется перечень экспертных рекомендаций по выбору интегратора WMS.
5. Разрабатываются спецификации по настройке процессов и бизнеса Заказчика в WMS совместно с интегратором.
6. Производится тестирование системы и обучение пользователей ключевым процессам. В результате этапа все процессы готовы к эксплуатации, а персонал обладает достаточными компетенциями для обеспечения операционной деятельности склада.
7. Последний этап: запуск операций и операционная поддержка – склад работает стабильно.
Во время анализа поступивших предложений от вендоров, стоит обратить особое внимание на интеграцию WMS с прочими информационными системами и устройствами/оборудованием на складе, предназначенных для синхронизации и автоматизации логистики склада. Это важно, т. к. из-за проблем с интеграцией уже в процессе внедрения часто изменяются сроки реализации проекта и довольно существенно. Если от вендора нет предложений или его варианты вас не устраивают, а возможно ваша команда не обладает достаточными компетенциями для выбора, то обязательно нужно провести тендер на выбор поставщика оборудования, техники, в том числе Wi-Fi, или видеонаблюдения + СКД.
Что касается нашего подхода, то мы разрабатываем качественное ТЗ для проведения текущего и будущих тендеров, предусматривающих все ключевые параметры, с целью получения лучшего предложения по оптимальной стоимости. Мы подготовим расчёт необходимого количества и типов оборудования и техники, поделимся опытом работы, бюджетов, включая «узкие» места, которые могут препятствовать или изредка давать сбои, что отражается, как на качестве сервиса для клиентов, так и влияет на рост затрат. В результате вы получаете сформированное ТЗ, проведенный тендер в соответствии с вашими ключевыми требованиями, подготовку экспертной оценки с учетом всех преимуществ, рекомендации по оптимальному предложению. Презентация рекомендаций для выбора лучшего предложения из полученных по итогам тендера. Весь процесс занимает от 4-х до 6-ти недель.
Автоматизация: нужна ли она вашему складу?
Автоматизация склада глобально решает две основные задачи: повышает экономическую эффективность процессов меняя труд людей на отлаженный механизм и упрощением им работы.
Для установки автоматизации необходимо очень хорошо понимать какой объём на складе сейчас и какой он будет на перспективу в процессе развития бизнеса Заказчика. Учитывайте, что если автоматизацию делать с запасом, то она не окупиться – нужно всегда быть уверенным в параметрах того, что нужно автоматизировать.
В случае, если у вас широкий ассортимент продукции, достаточно высокий объем обработки, численность персонала более 200 человек, срок окупаемости может составить 3-5 лет.
Особенно это актуально для таких сфер как e-commerce (например, для сортировки), фармацевтическая индустрия и производство (транспортная автоматизация). Если вашей компании не принципиален срок окупаемости, можете её себе позволить и действительно есть, что автоматизация послужит отличным решением для оптимизации работы склада и увеличении его скорости и точности работы.
Полная комплексная автоматизация склада экономически не выгодна, так как рабочая сила на некоторых процессах стоит дешевле.
Сложности проектов по WMS
Разумно учесть и возможные угрозы для проекта.
К внешним угрозам можно отнести нежелание вендора WMS системы быть гибким по отношению к вашим потребностям и в последующем дорабатывать систему под конкретные бизнес-процессы вашего склада.
Поставщики программного обеспечения для управления складом зачастую предлагают просто оцифровать ваш текущий способ работы, но не всегда это выбор является правильным, чаще всего при внедрении WMS все бизнес-процессы подвергаются изменению и доработке для достижения более эффективных и оптимизированных процессов на складе. По мере того, как ваш бизнес будет развивается, ваши процессы также должны двигаться вперед, чтобы продолжать работать эффективно.
Касаемо внутренних угроз, то их можно разделить на 3 блока:
- Боязнь персонала, изменений в их работе.
- Если склад не имеет системы управления складом, то основанным источником информации о том, что на нём происходит будет начальник склада. Он осознает, что является «хозяином» ситуации и руководство напрямую зависит от него.
- Линейный персонал очень сильно сопротивляется изменениям устоявшихся процессов, они не привыкли учиться, а также среди них есть свои лидеры в тех или иных операциях. У лидеров большая производительность, которая обеспечивает им высокий уровень заработной платы. WMS для них невыгодна, так как система накладывает на них определённые ограничения, замедляя их, но при этом способствует повышению производительности всего персонала в целом.
2. Некачественная подготовка данных.
- При тендере вендора вы недостаточно детально предоставили требования по процессам.
- Даже если вы отлично проработали все требования и есть достаточная компетенция для этого в составе вашей команды логистов, то это еще не гарантирует, что вендор согласиться сделать всё, как требуется. Более вероятный сценарий, что он будет предлагать максимально простые решения для ваших бизнес-процессов в WMS для минимизации собственных трудозатрат.
- Уже в процессе внедрения системы возникают новые потребности и идеи касаемо бизнес-процессов, поэтому даже при малейших изменениях необходимо параллельно корректировать и бизнес-процессы.
3. Не достаточно квалифицированные внутренние специалисты
При внедрении системы и дальнейшем её использовании необходим человек в штате компании Заказчика, который смог бы её администрировать и дорабатывать под нужды компании, не привлекая сторонних специалистов. Для этого в рамках проекта такого специалиста либо обучают с нуля, либо привлекают со стороны. Очень важный аспект при этом, подобрать такого человека, который бы владел не только глубоким понимаем логистики склада, но и знанием IT-систем.
WMS – сердце логистики вашего склада. От того насколько хорошо и бесперебойно оно осуществляет свою работу, зависит стабильность вашего склада. Пожалуйста, отнеситесь серьёзно к WMS, сделайте её инструментом на пути к увеличению оборотов, роста и развития вашего бизнеса.