Как создать систему управления товарными запасами, которая обеспечит динамичное производство и сбыт продукции, поможет ускорить товарооборот и повысить рентабельность бизнеса? – Рассказываем в этой статье.
Задачи системы управления запасами
Ключевая задача системы управления запасами – найти оптимальный баланс между количеством запасов и расходами на их покупку и хранение:
- Запасов должно быть достаточно, чтобы производство работало бесперебойно и потребности клиентов удовлетворялись.
- Но их не должно быть слишком много, чтобы деньги не замораживались в товарах, а затраты на хранение не росли, отнимая у компании прибыль.
Как этого добиться? – Рассчитать оптимальный объем запасов, организовать точный контроль остатков, обеспечить своевременное пополнение склада и оперативный отпуск ТМЦ в производство или на реализацию.
Ключевые элементы системы управления запасами
Система управления товарными запасами включает ряд элементов, которые тесно связаны между собой:
- Прогнозирование спроса и предложения;
- Формирование стратегии пополнения запасов;
- Управление жизненным циклом товаров;
- Управление качеством поставок;
- Оптимизация складских процессов;
- Контроль процессов.
Все эти элементы требуют постоянного внимания, контроля и корректировки под меняющиеся условия бизнеса.
Роли и ответственности в системе управления товарными запасами организации
Роли в системе управления запасами
В системе управления запасами можно выделить ряд ролей. Это менеджер по логистике, менеджер по снабжению, финансовый аналитик, сотрудник склада (кладовщики, приемщики, сборщики, комплектовщики, упаковщики и т.п.).
Ответственности в системе управления запасами
Каждой из ролей соответствует своя зона ответственности:
- Менеджер по логистике отвечает за контроль и планирование операций с запасами, анализ процессов и их оптимизацию;
- Менеджер по снабжению несет ответственность за закупки и поставки ТМЦ, контролирует уровень запасов, планирует закупки, ведет работу с поставщиками;
- Финансовый аналитик планирует и анализирует финансовые показатели, связанные с управлением запасами;
- Каждый из сотрудников склада отвечает за свои задачи – приемку, размещение, перемещения, хранение и отгрузку товаров.
Такое разделение обеспечивает слаженную работу всех участников процесса управления запасами и эффективную работу склада в целом.
Факторы, влияющие на эффективность системы
Эффективность системы управления запасами зависит от качества организации процессов управления производством, складом, закупками и реализацией товаров, от уровня автоматизации этих процессов.
Факторы, которые желательно учитывать:
- Уровень спроса на каждую группу товаров и его колебания в зависимости от сезонов и праздников;
- Вероятность возникновения дефицита и сбоев в поставках;
- Затраты на хранение запасов;
- Риски потерь из-за порчи товаров;
- Вероятность изменения остатков на дату заказа;
- Внешние факторы, которые могут привести к затруднениям в логистике;
- И.т.д.
Что дает бизнесу эффективная система управления запасами
Если управление запасами организовано эффективно – предприятие получает множество преимуществ:
- Сокращаются простои в производстве и потеря клиентов из-за отсутствия нужного сырья и товаров;
- Ускоряется оборачиваемость запасов, а значит – уменьшаются затраты на их содержание, высвобождаются оборотные средства;
- Повышается удовлетворенность клиентов, количество и объемы заказов растут, как следствие – растет прибыль.
Таким образом, эффективное управление не только обеспечивает стабильную работу подразделений, но и открывает перспективы для развития, помогает оптимизировать расходы и увеличить прибыль.
Стратегии управления формированием запасов
В зависимости от ситуации могут применяться различные стратегии управления:
- Консервативная: наращиваются объемы страховых резервов, чтобы снизить риски в случае сбоев в поставках и резкого повышения спроса.
- Умеренная: страховые резервы формируются на случай сбоев в производстве.
- Агрессивная: резервы сокращаются по максимуму, чтобы минимизировать сопутствующие затраты.
Как выбрать стратегию управления запасами
Выбор стратегии во многом определяется спецификой бизнеса: особенностями продукции и производства, поставщиков и клиентов, финансовых возможностей компании и т.п.
Ключевая задача – найти такие параметры, при которых будет достигаться основная цель управления товарно-материальными запасами: обеспечение эффективной работы предприятия с минимально-возможными затратами.
Важно понимать, что создание стратегии управления – это не разовая задача, а непрерывный процесс, который требует корректировок в соответствии с текущими требованиями бизнеса.
Модели управления запасами
Существуют различные модели и методы управления запасами:
- EOQ-модель (модель экономического заказа): компания определяет рациональный объем и периодичность заказов для каждого товара, при котором достигается оптимальный уровень затрат на пополнение и хранение запасов.
- Just-In-Time (точно в срок): для сокращения расходов запасы минимизируются и пополняются в строго определенном объеме тогда, когда они действительно нужны покупателю или внутренним подразделениям.
- Safety Stock (безопасный резерв): чтобы снизить возможные риски – уровень запасов повышается. Такой подход целесообразен в условиях высокой неопределенности, когда поставки нестабильны.
- Коллаборативное планирование, прогнозирование и закупки (CPFR): для оптимизации запасов компания планирует и прогнозирует спрос вместе с поставщиком.
Выбранная модель может меняться в зависимости от текущей ситуации.
Методы анализа эффективности использования запасов
В числе самых популярных методов анализа управления товарными запасами – ABC и XYZ анализ:
- В первом случае оценивается влияние запаса на прибыль и объемы продаж, во втором – запасы ранжируются с учетом характера и интенсивности спроса. Полученные данные используются для разработки индивидуальной стратегии управления запасами для каждой категории.
Кроме того, сделать вывод об эффективности использования запасов можно с помощью ключевых показателей работы склада: оборачиваемость, средний товарный запас, доля оборота и прибыли на каждую группу товара, затраты на хранение, уровень потерь и т.д. Подробно об этих показателях рассказываем здесь.
Первый шаг к построению эффективной системы управления запасами – их классификация. Она нужна, чтобы найти оптимальные способы пополнения, хранения и использования запасов.
Классификация запасов в соответствии с бизнес-задачами
Классификация в соответствии с задачами компании помогает собрать информацию для многомерного анализа системы управления запасами. У каждой компании, в зависимости от вида бизнеса, будет свой набор групп запасов.
Например, можно группировать запасы:
По видам
- Сырье и материалы;
- Полуфабрикаты и комплектующие;
- Незавершенное производство;
- Готовая продукция;
- Товары;
- Возвратные товары;
- Товары для ТО, ремонта и эксплуатации.
По местам хранения
- Распределительный центр;
- Оптовый склад;
- Розничный склад;
- Производственные запасы;
- Запасы на складе транспортной компании или у поставщика.
По условиям хранения
- Требуют особых условий хранения (подгруппы – теплый склад, открытая площадка, холодильник и др.);
- Не требуют особых условий хранения.
По назначению
- Страховые: на случай непредвиденных отклонений в поставках;
- Текущие: для обеспечения работы подразделений между поставками в обычных условиях;
- Стратегические: для снижения рисков в критических ситуациях;
- Сезонные: для товарных групп, спрос на которые зависит от времени года;
- Маркетинговые: для обеспечения рекламных акций.
По оборачиваемости
- Запасы с оборотом до 7 дней;
- Запасы с оборотом до 30 дней;
- Запасы с оборотом до 180 дней;
- И т.д.
По рентабельности
- Высокорентабельные;
- С рентабельностью выше среднего;
- С рентабельностью ниже среднего.
Что дает анализ запасов по группам
Классификация запасов по группам упрощает оценку эффективности их использования.
Например, классификация по местам хранения дает возможность оперативно оценивать объемы запасов в подразделениях и планировать закупки таким образом, чтобы обеспечить непрерывный торгово-производственный процесс.
Анализ запасов с учетом условий хранения, помогает рационально размещать запасы на складе, контролировать их состояние и принимать решения об организации зон склада.
Разделение на группы по уровню рентабельности позволяет оперативно анализировать продуктовую линейку и принимать решения об оптимизации ассортимента.
Как рассчитать оптимальный размера заказа
Для расчета оптимального объема заказа используется EOQ-модель (модель экономического заказа): определяется рациональный объем и частота заказа для каждого товара, при котором достигается оптимальный уровень затрат на заказ и хранение запасов.
По формуле Вильсона оптимальный размер заказа определяется как квадратный корень из удвоенного произведения стоимости реализации одного заказа и стоимости доставки, последовательно поделенного на стоимость одного заказа и затраты на содержание запаса.
Можно сделать расчеты вручную, но нужно учитывать, что у этого метода есть нюансы. Например, чтобы рассчитать по этой формуле оптимальный размер заказа, нужно знать все совокупные расходы на хранение заданного количества конкретной категории запаса. При этом результат будет верным, если в расчетах фигурируют данные за ограниченный период времени (сезон, год).
Крупному предприятию с большим количеством категорий товаров проще использовать современные информационные системы, которые ведут учет по всей номенклатуре и рассчитывают оптимальный заказ автоматически.
Страховые запасы
Страховой запас можно рассчитывать различными способами, например:
- Расчет по проценту колебания спроса: Объем запаса определяется как произведение прогнозируемого объема продаж и периода между поставками и процента колебания спроса. Этот способ удобен, если продажи стабильные, поставки оперативные, а процент колебания спроса правильно рассчитан.
- Расчет по объему продаж: Среднедневной запас умножается на количество дней. Такой способ подходит для расчета страхового запаса на определенное количество дней, чтобы обезопасить себя на случай недопоставок.
- Динамический метод: Определяется среднее значение от суммы среднеквадратичных отклонений за период анализа. Метод актуален для компаний с высоким оборотом и оперативными поставками.
- Ручной способ расчета: Этот способ подходит для товаров с нерегулярным спросом, когда прогнозировать продажи сложно (например, предметы роскоши или детали для устаревшего оборудования).
Иногда величину страховых запасов увеличивают на размер ограждающих запасов (hedge inventory). Это запасы, которые создаются для преодоления последствий форс-мажоров или в качестве страховки в случае вероятности повышения цен у поставщиков. Количество таких запасов определяется экспертным методом.
Контроль уровня и пополнение запасов
Чтобы пополнять запасы регулярно и в нужном объеме – нужна надежная система контроля, которая позволит оперативно получать информацию о текущем уровне запасов во всех местах их нахождения (склад, производство, магазин и т.п.).
В числе популярных методов пополнения запасов:
- Автоматический заказ. Для этого нужно рассчитать точку заказа, то есть минимальный уровень запаса, при котором пора сделать заказ поставщику. Точка заказа дает старт на закупку, когда запасов на складе остается только на срок поставки новой партии.
Метод подходит, например, в тех случаях, когда сроки поставки можно четко прогнозировать или спрос на продукцию колеблется и нет смысла создавать существенных запасов.
- Периодический заказ. В некоторых случаях целесообразно применять модель периодического заказа в заданные интервалы времени.
Этот способ удобен для медленных поставок (поставщик находится далеко или производит товар с длительным циклом производства) или для запасов со стабильным спросом, который легко просчитать.
Выбор способа пополнения зависит от степени влияния запаса на обеспечение непрерывной деятельности предприятия.
Способы оценки запасов на складе
Чтобы правильно оценить количество запасов на складах – необходима инвентаризация, то есть сверка учетного и фактического наличия.
Инвентаризация может быть непрерывной (фактическое наличие проверяется на всех этапах движения ТМЦ), периодической (раз в неделю, месяц, квартал, год), сплошной или выборочной.
Кроме того, нужно правильно оценивать стоимость запасов, т.к. цена у поставщиков может меняться. Традиционные способы оценки:
- LIFO: в первую очередь списываются те запасы, которые пришли последними;
- FIFO: расход ТМЦ учитывается по принципу «первый пришел – первый ушел»;
- Метод средней цены: стоимость запасов определяется по средней стоимости в начале периода;
- Метод наименьшей цены: используется для продукции, стоимость которой регулярно меняется.
Чтобы получить точные данные – все запасы нужно оценивать по одному методу.
Системы контроля и мониторинга
Системы контроля и мониторинга необходимы, чтобы оперативно оценивать качество и эффективность как отдельных процессов, так и управления товарными запасами на предприятии в целом.
Контроль
Контролировать необходимо не только уровень запасов, но и действия персонала, выполнение планов, соблюдение регламентов и принципов управления товарными запасами в компании.
Мониторинг
Система мониторинга обеспечивает непрерывное отслеживание и анализ процессов и показателей (уровень запасов, оборачиваемость, доля оборота и прибыли на каждую группу товара, затраты, потери и т.д.).
Надежная система контроля и мониторинга позволяет существенно снизить риски и повысить эффективность управления запасами.
Экономическая эффективность управления запасами
Один из классических способов повысить экономическую эффективность – проанализировать запасы по методу XYZ. В соответствии с группой каждому товару назначается свой тип политики управления запасами: максимальное увеличение, минимизация или оптимизация.
Значение информационных технологий
Для оперативного управления необходимы современные информационные системы. Они не только автоматизируют учет и сложные расчеты, но и помогают управлять логистикой, прогнозировать и планировать закупки и продажи, контролировать уровень и состояние запасов, снижать затраты, оптимизировать бизнес-процессы и повышать их экономическую эффективность.
Автоматизация процессов управления запасами
Одним из ключевых факторов эффективности управления запасами является автоматизация процессов.
Современные системы управления запасами позволяют практически полностью автоматизировать контроль уровня запасов, планирование закупок и формирование заказов поставщикам с помощью различных моделей и алгоритмов.
Тенденции развития систем управления запасами
Системы управления запасами становятся все более функциональными и интеллектуальными: расширяются возможности интеграции, применяются технологии искусственного интеллекта, предиктивной аналитики и машинного обучения, развиваются инструменты бизнес-анализа, все более широкое распространение получает роботизация процессов.
Автоматизация и интеграция
Интеграция системы управления запасами с другими системами предприятия повышает уровень автоматизации. Появляется возможность оперативно консолидировать данные из различных источников: от систем ERP, CRM, ECM, систем управления торговлей, различного оборудования (роботы, ТСД, RFID-устройства, датчики, приборы, ГЛОНАСС/GPS-устройства и т.п.).
Кроме того, можно настроить обмен данными с базами поставщиков, что сделает управление закупками еще эффективнее.
Инновации в управлении ассортиментом и товарными запасами
В числе инновационных инструментов – использование технологий машинного обучения и AI для анализа и планирования, распознавания изображений и голоса, создания функциональных RPA-платформ для максимальной автоматизации процессов без участия или с минимальным участием человека.
Улучшение структуры системы
Инновационные решения позволяют не только повысить уровень автоматизации, но и улучшить структуру системы управления запасами: определить оптимальный уровень запасов для каждого товара с учетом спроса и предложения, установить точки заказа, автоматически сформировать планы закупок и продаж и т.д.
Анализ и прогнозирование
Во многих передовых системах автоматизации уже есть встроенные инструменты бизнес-анализа и предиктивной аналитики.
Эти решения собирают данные о спросе, продажах, поставках, производственных планах и других параметрах. Обрабатывают данные методами машинного обучения. Анализируют информацию и формируют интерактивные BI-отчеты для многомерного анализа показателей. Автоматически строят прогнозы спроса и продаж, формируют планы закупок и продаж с использованием нескольких моделей прогнозирования.
Вопрос-ответ:
Что чаще всего приводит к проблемам при управлении запасами?
Слабый контроль уровня запасов, процессов и работы персонала. Планирование по интуиции, а не на основе объективных данных и расчетов. Неэффективная координация между участниками процесса управления запасами. Плохо организованная работа склада.
Как можно оптимизировать управление запасами?
- Повысить точность прогнозирования спроса: ориентируясь на объективные показатели, компания может оптимизировать планирование закупок и уровень запасов.
- Использовать математические модели для расчета оптимального уровня запасов.
- Провести аудит бизнес-процессов, чтобы найти источник проблем и разработать план улучшений.
Зачем нужны системы управления запасами в логистике?
Стратегия управления запасами помогает обозначить цели и шаги к их достижению. Хорошо сформулированная стратегия будет способствовать достижению целей компании – повышению удовлетворенности клиентов, росту спроса, рентабельности и прибыли.
Какие информационные системы применяются для управления запасами в логистике?
Это могут быть готовые тиражные решения, продвинутые WMS-системы, самописные программы и заказные системы, адаптированные под потребности бизнеса. Подробно о системах автоматизации рассказываем в статье.
Какие преимущества можно получить от внедрения систем управления запасами?
Автоматизация помогает навести порядок в процессах, повысить точность данных, улучшить планирование и контроль, оптимизировать уровень запасов, ускорить поставки, сократить затраты на ТМЦ, снизить риски и повысить эффективность работы предприятия в целом.
Какие факторы следует учитывать при оптимизации процессов управления запасами в логистике?
Все факторы, характеризующие текущее состояние системы управления запасами и влияющие на экономические показатели компании. Значимыми могут быть показатели эффективности склада, оперативная информация о спросе, потребностях клиентов, скорости поставок, условиях работы с поставщиками и т.д.
Если вы хотите повысить эффективность управления товарными запасами на складе – обратитесь в Logistic Systems Consulting. Мы поможем оценить текущую ситуацию, найти возможности для оптимизации, разработать и реализовать решения, которые дадут гарантированный результат.